Automação de processos de negócio é como é conhecida a maneira específica de se implantar processos numa organização por meio das seguintes atividades:
- Uso de tecnologias específicas
- Integração de dados e sistemas
- Controle de fluxo do trabalho
- Distribuição das tarefas
- Monitoramento em tempo real
Para que a automação de processos de negócio atinja os melhores resultados, são usadas soluções tecnológicas denominadas BPMS (Business Process Management Systems). Quando se trabalha dessa maneira, usando ferramentas especialmente desenvolvidas para a automação de processos, 6 etapas devem ser seguidas e executadas da melhor maneira. A seguir, vamos resumir cada uma delas para que você perceba as vantagens de automatizar processos com ajuda de ferramentas de apoio sistêmico.
Leia também Business Process Management Suite: todas as ferramentas BPM reunidas.
As 6 etapas para Automação de Processos de Negócio com BPMS
1- Criação de protótipos de interface
Trata-se da criação dos layouts das telas de forma similar ao que se pretende utilizar quando a automação de processos de negócio estiver concluída.
Dessa forma, se estabelece como integrar da melhor maneira os formulários que nortearão a execução da parte humana do processo. Assim, busca-se assegurar que o processo será realizado exatamente de acordo com sua descrição. Para isso, é preciso ter definidos os pontos de interação, o diagrama do processo, o fluxo de dados e um layout padrão ou modelo.
Confira: Inteligência na gestão: o uso do BPMS na Bodytech
2- Criação das Integrações
Nessa etapa se faz a integração entre os bancos de dados e os sistemas usados no processo, conforme o que foi definido durante o desenho do processo.
Entenda melhor: Os 9 princípios do desenho de processos
3- Aplicação das Regras de Negócios
Regras de negócio permitem a diminuição de trabalhos repetitivos nos processos. Com o uso de BPMS na automação de processos de negócio é possível parametrizar a aplicação dessas regras, fazendo com que a tomada de decisão sobre elas funcione adequadamente.
Pode ajudar: Entenda melhor o que é workflow: a união entre TI e processos de negócio
4- Preparação do Monitoramento – BAM
Business Activity Monitoring é uma das vantagens adquiridas ao se utilizar BPMS durante a automação de processos de negócio. Ela proporciona ter à mão as informações dos resultados dos processos em tempo real e na forma de KPIs, muito mais fáceis de se entender e analisar, principalmente por meio de dashboards.
Veja mais: Como monitorar processos de negócio com o BAM
Veja um vídeo sobre dashboard:
5- Homologação
O objetivo desta etapa é acompanhar a execução do processo para se verificar se o resultado obtido é satisfatório, integrando a tecnologia usada, o ferramental, a interface e o usuário. Testes com usuários são muito usados.
6- Produção
Depois de homologado, o processo entra em operação assistida, mas com acompanhamento direto, auxiliando a equipe de TI a implementá-lo, monitorá-lo e sanar dúvidas.
É possível implementar a automação de processos de negócio sem o auxílio de ferramentas BPMS, mas isso demanda um esforço muito maior, principalmente de motivação dos colaboradores, e um acompanhamento constante do trabalho realizado por todos.
Veja neste vídeo todos os passos para implantar a automatização de processos de negócio:
