Como documentar processos: cadeia de valor, AS IS e TO BE.

Saber como documentar processos é um fator de grande importância para a implementação do BPM em uma empresa.

Sem isso, será muito difícil entender plenamente e formalizar como funciona a cadeia de valor do negócio e, posteriormente, a partir desse entendimento, mapear o processo AS IS (como ele é hoje) e como ele será no futuro, após as melhorias (TO BE).

Outro ponto relevante da documentação de processos é proporcionar a referência formal, e acordada por todos os envolvidos em BPM na empresa, para que os gestores possam monitorar e gerenciar a cadeia de processos, os procedimentos, seu desempenho e os resultados efetivos das melhorias.

Para ajudar você a entender melhor como documentar processos nesses 3 momentos da implementação do BPM em sua empresa, elaboramos uma lista de diretrizes e cuidados a serem usados em cada um deles.

Confira: 3 Técnicas de mapeamento, análise e melhoria de processos

Como documentar processos de negócios

Importância de documentar processos na cadeia de valor

O objetivo de se entender e documentar a cadeia de valor é descrever os processos de maneira ampla, na forma de um fluxo de atividades que culminam na entrega do produto final.

Será a partir dela que o desenho (AS IS) e redesenho dos processos (TO BE) poderá ser feito.

Veja algumas dicas gerais de como fazer essa documentação:

• Comece obtendo uma visão geral das principais atividades e produtos desenvolvidos na empresa.
• Uma lista de todos os produtos e serviços da empresa ajuda bastante a começar a entender a cadeia de valor.
• Lembre-se de identificar os processos usados para gerar esses produtos e serviços.
• Descreva todas as atividades da empresa, a partir dessa visão global.
• Tente colocar os processos em uma ordem cronológica.
• Alguns processos podem acontecer em paralelo.
• Evite desdobrar em mais de 3 os níveis de cada processo da cadeia de valor.
• Identifique quando se inicia e quando termina cada processo.

Como dissemos, esta é uma etapa preliminar à documentação dos processos AS IS e TO BE. Veja agora como documentar essas etapas do  BPM.

Como documentar processos AS IS

Para colher as informações necessárias para documentar o processo atual, é possível usar uma série de técnicas:

• Observação direta: Um observador se coloca próximo a quem executa a tarefa e colhe o máximo de informações possíveis.
• Entrevistas pessoais: Apesar de ser uma maneira bastante prática de obter informações dos participantes do processo, é importante levar em conta diversas opiniões, evitando centrar as conclusões em um único entrevistado.
• Questionários estruturados: São elaboradas uma série de perguntas e enviadas aos participantes dos processos para que as respondam formalmente e por escrito, já criando uma base sólida para o desenho do processo.
• Reuniões de levantamento: Também chamadas de reuniões JAD (Joint Application Development) são compostas por representantes dos envolvidos com o processo e que se reúnem algumas vezes com o objetivo específico de documentar esse processo. A vantagem deste método é que ao mesmo tempo em que se “desvenda” e documenta o processo, essas conclusões já estão sendo validadas e acordadas pelos integrantes do grupo.

Principais elementos da documentação do processo AS IS

O processo AS IS deve ser representado por um diagrama onde fiquem bem claras as seguintes informações:

• Inputs: as entradas do processo.
• Funções sistêmicas de suporte.
• Identificação dos responsáveis pela execução do processo.
• Uma descrição detalhada de como se realiza o processo.
• Outputs: as saídas do processo.

Esta também é uma excelente oportunidade para tentar se entender problemas e falhas do processo AS IS, para se detectar oportunidades de melhorias!

CASE: Exemplo de mapeamento de processo de uma empresa

Como documentar processos TO BE

No caso do redesenho dos processos, pensando em como melhorá-los e otimizá-los para definir como serão no futuro, não faz sentido a observação, pois o processo ainda não existe!

O mais usado para se definir o novo processo são entrevistas e reuniões JAD, de maneira semelhante ao que se faz na fase AS IS, mas com outros objetivos.

Quanto aos elementos que devem constar da documentação, são os mesmos citados e detalhados acima: diagrama, inputs, funções sistêmicas de suporte, responsáveis, descrição do processo e outputs.

Veja mais: As 7 atividades do Processo To Be e como executá-las

Cuidados ao fazer a documentação de processo

Não há como documentar processos sem tomar alguns cuidados importantes, seja na fase AS IS como na fase TO BE:

• Tenha bem claros quais são os objetivos do projeto e aonde se quer chegar.
• Certifique-se de alinhar seu projeto com os objetivos estratégicos da empresa.
• Defina a equipe e os participantes deste projeto.
• Providencie os recursos e insumos necessários para poder iniciar os trabalhos.
• Determinar uma notação padrão para o projeto. A mais recomendada é a BPMN 2.0.
• Escolher uma ferramenta adequada de modelagem de processos.
• Defina previamente as técnicas para coleta de dados e informações que servirão de base para a documentação.
• Seja claro ao definir quais as melhorias que serão conseguidas (na fase TO BE) e alinhe as expectativas de resultados com os gestores da organização.

Saiba mais: Porque e como usar a mais aceita notação BPMN 2.0

Objetivos da documentação de processos

Agora que você sabe mais sobre como documentar processos, entenda porque isso é importante:

• Cria uma base de conhecimento para a empresa.
• É a fonte para se escreverem manuais de processos.
• Facilita treinamentos e capacitações.
• Os processos podem ser padronizados e reutilizados em outros ou novos processos.
• Permite o gerenciamento dos processos baseado em um documento formal.
• Define indicadores de desempenho para a alta gestão da empresa.

Veja também: A documentação de processos é realmente necessária?