É notório que nos últimos anos as empresas têm dado cada vez mais atenção aos seus controles internos, como forma de evitar fraudes e adulterações em seus processos.
Mas é válido ressaltar que, para as organizações, a importância dos controles internos não está somente em seu caráter preventivo, mas também na sua ótima efetividade como suporte à gestão de negócios em suas mais variadas instâncias: planejamento estratégico, execução e controle de processos e tomada de decisões críticas.
Mas afinal de contas, o que exatamente são controles internos e para o que eles servem?
Definição teórica de controles internos para as organizações
Segundo a definição do especialista Francisco José de Araújo em sua obra “A estruturação dos controles internos e a independência da auditoria interna”:
“Controles internos correspondem aos planos organizacionais e ao conjunto coordenado de métodos e medidas adotadas por uma determinada empresa para salvaguardar seu patrimônio, conferir exatidão e fidedignidade aos dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a obediência às diretrizes traçadas pela administração da companhia.”
Os controles internos representam uma fonte relevante e essencial para fornecer informações e dar suporte às decisões mais críticas dos gestores, ajudando-os a conduzir as empresas na obtenção dos objetivos almejados.
É importante observar que tanto o estilo de gerenciamento de negócios como a maneira de administrar a comunicação interna são fatores que, de empresa pra empresa, podem causar uma variação ou outra no propósito e serventia dos controles internos.
Mas via de regra, as organizações que investem pesado em tecnologia da informação e, consequentemente, possuem sistemas altamente informatizados, saem em vantagem frente à concorrência, pois seus controles internos permitem a elas a rápida detecção e correção de falhas e desajustes em seus mais variados processos, o que significa um enorme diferencial competitivo.
Principais objetivos dos controles internos
Com base na conceituação teórica, pode-se dizer que os principais escopos de um sistema bem estruturado de controles internos são:
- Promover fidedignidade e imparcialidade na produção de relatórios contábeis.
- Fornecer informações oportunas e facilmente acessíveis, possibilitando uma condução eficiente e eficaz dos processos empresariais.
- Garantir a aderência dos processos internos e das ações em geral aos objetivos do planejamento estratégico, evitando desvios de diretrizes.
- Salvaguardar o patrimônio da empresa, dando suporte ao gerenciamento de riscos e minimizando eventuais perdas financeiras decorridas de má gestão.
Premissas básicas para a implementação dos controles internos
- Atribuição e documentação clara das obrigações de cada funcionário da empresa, de modo que em um eventual caso de irregularidade as devidas responsabilidades possam ser imputadas.
- Padronização e documentação das normas, processos e rotinas internas.
- Funções e responsabilidades relacionadas à execução de processos críticos devem ser bem segmentadas e gerenciadas em equipe, para que não haja sobrecargas que comprometam a eficiência.
- Análise de custo-benefício e priorização de determinados controles internos, para que os recursos consumidos com a execução deles não sejam maiores que os ganhos obtidos.
