Não há como definir e implementar uma estratégia BPM sem dominar a gestão por processos, conceito fundamental para qualquer empresa que se preocupa em agregar valor em cada etapa da cadeia produtiva, com eficiência e eficácia, para entregar um produto final que seja percebido como de alto valor por seus clientes.
Para que o conceito de gestão por processos possa ser plenamente entendido, e posteriormente aplicado adequadamente na estratégia BPM, vamos abordar nesta postagem suas definições e algumas importantes características.
Gestão por processos: conceitos e aplicações na estratégia BPM
Segundo o renomado especialista Gart Capote, o conceito de gestão por processos poderia ser assim definido:
“O Gerenciamento de Processos de Negócios é uma abordagem disciplinar para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio, automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos da organização”.
Note que Capote elenca 8 atividades: identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar. Além disso, lembra que o conceito de gestão por processos não se restringe a processos automatizados e que os resultados, além de consistentes, devem convergir com os objetivos da empresa.
Dentre as aplicações da gestão por processos em uma empresa apresentadas por este autor, podemos destacar:
- Entendimento e formalização dos processos corporativos.
- Visão da cadeia de valor e seus processos componentes.
- Agilidade na disponibilização de novos serviços e produtos para os clientes.
- Reutilização de recursos tecnológicos e reaproveitamento de legado.
- Gestão proativa das tarefas e atividades do processo e monitoria em tempo real.
- Expressiva redução de custos e tempo na adoção de novas soluções.
- Melhor uso dos recursos humanos e sua consequente valorização.
- Quebra dos silos e feudos da gestão corporativa tradicional.
- Simulação e ensaio de melhorias em ambiente controlado.
Na visão de outro autor muito respeitado, Roger Tregear, a gestão por processos é um conceito que pode ser assim entendido:
“Os processos de negócios são os canais através dos quais as organizações entregam valor aos clientes externos, para si próprias, e outras partes interessadas. Não há outra maneira de entregar tal valor. Áreas funcionais por si só não são capazes de entregar valor. Portanto, cada organização executa sua intenção estratégica através dos seus processos de negócio”.
Perceba que a estratégia BPM é totalmente direcionada pela maneira como o conceito de gestão por processos é implementado na empresa. A sequência que deve ser seguida para aplicar a estratégia BPM e transformá-la em execução efetiva, segundo ele, é a seguinte:
- Organizações existem para entregar valor aos clientes e outras partes interessadas. Isso é estratégia.
- Elas fazem isso por meio de uma série de atividades coordenadas através de um número de elementos funcionais da organização. Isso é um processo.
- Faz sentido otimizar esses processos para que eles satisfação as exigências dos clientes e outras partes interessadas. Isso é melhoria de processos.
- Tendo uma visão coordenada do desempenho dos processos pelos quais uma organização agrega valor, ela otimiza o desempenho. Isso é gestão de processos.
- Gestão de processos permite que as organizações se concentrem em processos que criam a diferenciação no mercado descrito pela estratégia. Isso é execução.
Em resumo, ao seguir o conceito de gestão por processos, a estratégia BPM deve seguir estes 5 passos que envolvem, respectivamente: estratégia, processos, melhoria, gestão de processos e execução.
Gestão por processos: o conceito traz quais impactos na organização?
A gestão por processos se destina a melhorar a maneira como os negócios das empresas são executados e administrados. Nesse contexto, a estratégia BPM baseada na gestão por processos deve permitir ao gestor promover os seguintes impactos no negócio:
- Formalizar e entender os processos da empresa.
- Visualizar corretamente toda cadeia de valor e seus processos.
- Gerar mais agilidade para oferecer novos produtos e serviços aos clientes.
- Reutilizar os recursos tecnológicos dominados pela empresa.
- Aproveitar o legado de conhecimentos e práticas acumulado.
- Monitorar as tarefas e processos em tempo real.
- Diminuição de custos.
- Redução de tempo na execução de tarefas.
- Valorização do pessoal e melhor uso de suas competências.
- Possibilidade de simular as melhorias em um ambiente controlado
Sem dúvida a aplicação da estratégia BPM com auxílio de ferramentas e softwares de BPM adequados será muito facilitada, principalmente se estes softwares forem ágeis e intuitivos como o HEFLO da Venki.
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