Governança de processos é um tema de grande importância e, no entanto, muitas vezes esquecido e deixado de lado pelas organizações.
Em resumo, podemos dizer que a governança de processos é a maneira pela qual uma empresa consegue consolidar as iniciativas de gestão de processos dentro de normas, regras e diretrizes para que todas caminhem juntas e em direção a um objetivo comum.
O termo governança, isoladamente, pode ser entendido como a capacidade de direcionar e orquestra esforços conjuntos, com autoridade e aceitação de todos.
No contexto da governança de processos, o propósito é evitar que iniciativas isoladas e desconexas de gestão por processos tragam resultados meramente pontuais e localizados. É preciso que as melhorias nos processos agreguem valor à cadeia produtiva de forma consistente, sistemática e integrada, atendendo ao planejamento estratégico definido pela alta gestão da empresa.
Objetivos da governança de processos
Podemos resumir o papel da governança de processos em uma empresa em 10 metas principais:
- Padronizar as iniciativas dos processos.
- Favorecer o alinhamento dessas iniciativas em conjunto.
- Com isso, levar à melhoria contínua dos processos organizacionais.
- Definir papeis e responsabilidades sobre os processos.
- Determinar quem tem o poder de decisão sobre os processos.
- Tornar a organização mais ágil na resposta ao surgimento de mudanças.
- Potencializar a qualidade das iniciativas de processos.
- Transformar a gestão de processos em uma cultura de aplicação cotidiana.
- Alinhar a gestão de processos com os objetivos estratégicos da empresa.
- Garantir que o escritório de processos coordene essas iniciativas e dê o apoio necessário a todas as áreas envolvidas.
Em resumo, a governança dos processos deve ser capaz de promover a orientação e direcionamento da gestão de processos de forma a criar sinergia entre as iniciativas e melhoria contínua. Para isso, pode se valer de uma série de iniciativas.
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Iniciativas da governança de processos
- Definição e controle de regras e diretrizes.
- Estabelecimento dos procedimentos.
- Determinação das ferramentas a serem usadas.
- Deixar claros os objetivos gerais dos processos.
- Definição de regras do negócio.
- Determinação das formas de medição e controle.
- Criar regras para a organização dos processos.
- Definir estruturas e níveis hierárquicos.
- Apontar as metodologias na gestão dos processos.
- Estabelecer a cadeia de valor como a baliza para a gestão dos processos.
Por meio destas iniciativas e para alcançar os objetivos apontados mais acima, existem 3 níveis de responsabilidades:
- Execução direta (em alguns casos) e controle dos processos da empresa.
- Coordenação, auxílio e visão panorâmica da gestão de processos.
- Promover e garantir a integridade e confiabilidade dos processos na empresa como um todo.
Como se percebe, o grau da responsabilidade aumenta do primeiro nível, mais operacional, passando pelo segundo, gerencial, até alcançar um nível mais estratégico, em que o alinhamento com a alta gestão da empresa é fundamental.
Definição de governança de processos
Agora que temos uma visão mais clara da governança dos processos, podemos apontar uma definição:
“Trata-se de um framework que organiza e define os elementos: papéis e responsabilidades, padrões, tarefas, estrutura organizacional, objetivos, mecanismos de controle e mecanismos de avaliação, de forma a viabilizar a gestão de processos como elemento de gestão cotidiano nas organizações com o objetivo de melhorar a performance dos seus processos”.
Daniel Barroso Barros
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Modelo de governança de processos
Para finalizar, apresentamos a seguir um modelo de governança dos processos proposto por Korhonen, em 4 níveis:
Comitê de processos: nível estratégico
- Trabalha com os macroprocessos.
- Responsável pelo alinhamento com a estratégia corporativa.
- Seleção e priorização dos projetos nos processos.
- Alocação de recursos.
Escritório de processos: nível tático
- Capacitar e dar apoio à execução dos projetos.
- Definir métodos, padrões, ferramentas e regras.
- Determinar e manter a arquitetura de processos.
Grupo gestor de processos: nível tático
- É o “proprietário” dos processos.
- Acompanha sua performance.
- Conduz os projetos sobre estes processos.
Grupo gestor de projetos: nível operacional
- Atua nos processos cotidianamente e também é responsável por sua implementação.
Como você viu, o conceito de governança em processos é uma espécie de guardião de sua integridade e deve manter sua coerência com os objetivos da organização. Para implementá-lo corretamente, é imprescindível o uso de ferramentas de BPM adequadas e atuais.
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