Já pensou em organizar perfeitamente suas áreas financeiras, fiscais, contábil e de gestão estratégica?
Pois é, com o mapeamento de processos administrativos você vai conseguir fazer tudo isso, e essa organização certamente contribuirá para a ampliação de sua capacidade de gestão bem como garantirá mais agilidade organizacional.
Entender e mapear os processos são ações essenciais para manter a saúde de qualquer empresa, desde as mais pequenas até as grandes corporações. Ao mapear um processo administrativo, o empresário conseguirá entender com clareza a sequência de suas ações, possibilitando assim, administrar todas as atividades, traçar todas as métricas e estar totalmente apto para compor e chegar ao resultado final esperado, de forma totalmente satisfatória.
O antes e depois de um mapeamento de processos administrativo é tão evidente que seus clientes finais com certeza notarão as melhorias e a qualidade dos serviços prestados.
Economia, controle organizacional e aumento da qualidade
Entre os muitos benefícios do mapeamento de processos administrativos está a redução de custos devido ao combate de desperdícios. Com o total controle sobre cada fase administrativa de sua empresa a economia acabará sendo um dos principais resultados.
Além disso, você vai poder montar uma base sólida e eficaz e demandar com orientação coesa os passos que a administração deve seguir tanto na condução operacional quanto organizacional. Ou seja, ao mapear processos administrativos você será capaz de:
- Entender e explicar aos seus funcionários sobre a importância da organização e padronização de processos.
- Definir o escopo do projeto.
- Desenhar a situação atual da sua empresa.
- Planejar suas possíveis melhorias.
- Identificar os principais gargalos de desperdício.
- Projetar o futuro com embasamento teórico e palpável.
- Desenvolver todo um plano de implementação.
Além dos benefícios já elencados acima também será possível garantir a transparência do fluxo administrativo. Fator essencial para a saúde administrativa e financeira da empresa.
Um exemplo da importância do mapeamento de processos administrativos posto em prática é caso de sucesso da Uptec, que substituiu o atendimento via e-mail por processos automatizados.
Com o mapeamento de processos administrativos, será possível garantir a eficiência na realização de todas as atividades da empresa e melhorar o diálogo entre os diversos departamentos.
Conheça mais sobre o software HEFLO BPM, uma ferramenta que permite modelar processos em um plano grátis, executar e gerir processos de negócios tornando a operação ágil e os objetivos gerenciais claros e monitoráveis.
Após mapear, monte um manual para informar sobre as mudanças
A partir do momento que você mapeou todos os passos e criou um fluxograma correto para seus processos administrativos é importante montar um manual de conduta. Assim, todos os colaboradores que estiverem envolvidos com cada processo saberão como agir. Veja como fazer isto utilizando o portal de publicação e colaboração em melhorias do HEFLO:
Aborde e crie um conjunto de normas, procedimentos e funções bem como suas atividades e respectivos objetivos. Não esqueça das instruções e orientações que devem ser lembradas em todas as etapas do processo. Uma dica é transformar o manual em algo digital para facilitar as eventuais mudanças e ajustes.
