O objetivo do mapeamento de processos com fluxograma é fazer a análise inicial de um processo ou dos processos em uma empresa, para definir o estado atual do fluxo de tarefas e entender se estão de acordo com os objetivos do negócio e o planejamento estratégico definido pela alta gestão.
Existem diversos instrumentos para modelagem e mapeamento de processos além do fluxograma, tais como EPC, cadeia de valor e BPMN (Business Process Model and Notation).
Atualmente, aquela que tem se tornando consenso entre os usuários e desenvolvedores de sistemas de BPM é a BPMN 2.0, notação mais completa e sobre a qual já publicamos artigos neste blog.
Confira: Notação BPMN, a mais usada para modelar processos.
No entanto, para aqueles que se iniciam no BPM, o mapeamento de processos com fluxograma é a maneira mais indicada para se familiarizar com seus conceitos de uma forma mais intuitiva e, posteriormente, aprofundar seus conhecimentos em direção ao domínio da consagrada notação BPMN 2.0.
Conheça os elementos usados em um fluxograma: 23 significados de símbolos do fluxograma de processos.
Para que você possa entender melhor a importância do mapeamento de processos e de fluxogramas, separamos alguns conceitos importantes de BPM que você precisa entender.
Começamos com um dos principais deles, criado pelo renomado professor de Harvard, Michael Porter:
Cadeia de valor
Segundo este professor, e explicando de forma mais simplificada, a cadeia de valor é a sequência de atividades e tarefas desempenhadas por uma empresa, que visam a transformação de insumos e outras entradas em um produto ou serviço que entregará algum “valor percebido” aos clientes da empresa, pois atende seus desejos e necessidades de consumo.
Nesse contexto, para que a empresa tenha êxito em sua missão de criar valor, é preciso que este valor percebido pelo cliente seja superior a soma de tudo que foi empregado (tecnologia, conhecimentos, materiais, matérias-primas, trabalho, etc.) ao longo do processo produtivo.
Para isso, cada tarefa e etapa do processo precisa, de alguma forma, agregar valor ao produto ou serviço que se vai construindo, caso contrário, ou não faz sentido que esta tarefa exista, ou ela deve ser melhorada.
Assim, o desenho de um fluxograma para mapear o processo e entendê-lo, será de grande importância.
Veja também: Dicas de melhoria de processos nas empresas.
Importância do mapeamento de processos e fluxograma
São muitas as vantagens de um correto mapeamento de processos na empresa, vamos destacar alguma delas:
- Visão ampla do processo de seu início ao fim.
- Percepção completa e correta dos objetivos, pessoas e recursos tecnológicos utilizados no processo mapeado.
- Possibilidade do entendimento do negócio de forma abrangente e consistente.
- Formalização em um documento de fácil entendimento de como estão ocorrendo os processos atualmente na empresa.
- Preservação do conhecimento adquirido com o desenvolvimento desse processo agora mapeado.
- Visão clara da cadeia de valor e de seus componentes.
- Percepção de gargalos e outras falhas no processo.
Outras informações também podem ser esclarecidas, sem que necessariamente façam parte do desenho do fluxograma em si, tais como os departamentos da empresa que atuam ou se beneficiam daquele processo, quem é o dono do processo, KPIs, tecnologias envolvidas, riscos inerentes ao processo e outros.
Além disso é importante salientar quais são os objetivos do mapeamento de processos, seja com fluxograma ou outra notação empregada:
Objetivos do mapeamento de processos
- Tornar claro quem atua no processo.
- Discriminar os eventos que ocorrem no processo.
- Atentar para as regras empregadas.
- Ter ciência dos resultados que estão sendo obtidos.
- Analisar a possibilidade de melhoria do processo.
- Detalhar de forma precisa esse processo e seu fluxo.
- Obter a representação do processo em diversos níveis de entendimento, do gerencial ao operacional.
- O mapa do processo será o documento base para se comunicar sobre ele.
- Possibilidade de criar indicadores de desempenho adequados para medir o processo.
Saiba mais: Mapeamento de processos administrativos, uma necessidade indispensável.
Como você pode ver, o fluxograma pode desempenhar um papel bastante relevante para o BPM. Porém, notações antigas como a de fluxograma ou até mesmo a EPC vem perdendo muito espaço para o BPMN.
Sendo assim, vale a pena apostar na abordagem mais moderna e promissora do BPMN.
