Melhoria de processos de negócios faz parte de uma metodologia chamada Gerenciamento de Processos de Negócios (Business Process Management). Esse método acredita em melhorar uma empresa através do melhoramento de seus processos. Um processo é um conjunto de atividades realizado por uma pessoa ou mais, com um objetivo final (veja mais: definição de processo). Se todos esses processos de negócios estiverem otimizados e melhorados, funcionando da melhor maneira possível, toda a empresa sentirá os resultados, e o pessoal trabalhará melhor.
Passos de BPM
- Identificar o processo: separe os processos que necessitam melhoria e priorize.
- Mapear o processo: entenda e mapeie o processo, entendendo quem faz parte dele, quais os passos tomados, informações compartilhadas e o objetivo.
- Modelar o processo: no passo anterior, com certeza foram identificados gargalos e pontos de melhoria. Os melhore e remova tarefas desnecessárias e modele o processo como ele deveria acontecer.
- Execute o processo; execute o processo da nova maneira, com todos a bordo e informados.
- Otimize o processo: no processo de execução, com o processo em ação, com certeza foram identificados novos pontos de melhoria e coisas que funcionam ou não. Melhore novamente e implemente!
- Automatize o processo: agora, com tudo funcionando normalmente e da maneira esperada, automatize o processo por toda a empresa.
Melhoria de processos de negócios nas empresas – exemplos
A melhoria de processos é essencial para o crescimento de uma empresa. A seguir vamos abordar alguns exemplos que mostram isso.
Pensemos em uma empresa que produz doces. O processo sempre foi o mesmo: o chocolate é arredondado por maquinas, depois a primeira camada de cobertura é adicionada, logo após a segunda camada, colorida, é colocada. Seguindo, a primeira embalagem e depois a embalagem externa.
Agora a empresa percebeu que menos tempo seria gasto se a primeira e segunda camada de embalagem se conectassem e fossem colocadas ao mesmo tempo. Além disso, as duas camadas de cobertura também poderiam ser colocadas pela mesma máquina se um colorante fosse adicionado. Assim, os responsáveis simularão esse cenário, estudarão as possibilidades de melhoria e otimizarão o processo. Isso pode trazer uma grande melhoria de processo de negócio nessa empresa.
Outro exemplo que podemos analisar é o de marketing nas redes sociais. Vamos presumir que uma empresa quer postar em sua página no Facebook três vezes por dia. Ela, então, designa um funcionário para criar o conteúdo e entrar na página três vezes ao dia para escrever e postar. Perceba que assim, estamos gastando dinheiro, impedindo que o funcionário realize outras tarefas e gastando recursos diariamente.
Melhorando esse processo, poderíamos fazer com que o funcionário planejada o conteúdo semanalmente e adquirisse um sistema que publicasse tudo automaticamente. Assim, os posts seriam publicados pontualmente, diariamente e consistentemente, independentemente de haver quem o fizesse ou não.
Um exemplo final de melhoria de processos de negócios nas empresas é o de um restaurante de fast food. Normalmente as pessoas entram na fila sem saber exatamente o que pedir. É comum de se ver clientes conversando com os atendentes, perguntando sobre as opções e o que vem com a comida. Isso toma tempo, alonga a fila, acumula os pedidos e desestimula outros consumidores com a demora, os fazendo ir comer em outro lugar.
A solução: determinar que um dos funcionários fique na fila, pergunte aos clientes o que eles desejam e esclareça dúvidas sobre as opções, anotando os pedidos. Assim, quando eles chegarem no balcão, o processo será muito mais rápido.
Esses são apenas alguns dos exemplos da melhoria de processos nas empresas e de como isso diminui o gasto de tempo, dinheiro e recursos, consequentemente aumentando produtividade e diminuindo custos. Veja o caso concreto de uma empresa que recuperou 18 milhões de reais ao apostar na melhoria de processos.
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Agora que você sabe que precisa melhorar processos de negócios em sua empresa, leia mais sobre o processo BPM e veja como implementá-lo.
