Practical Process Improvement (PPI) poderia ser traduzido do inglês como Melhoria Prática de Processos. É uma metodologia que prega uma forma intuitiva e prática de melhorar os processos na empresa por meio do envolvimento de todos os colaboradores da organização de maneira engajada.
É considerado simples a ponto de muitos defenderem que pode ser implementado na empresa sem qualquer necessidade de consultorias externas ou interferência de profissionais de fora do seu negócio.
O método é constituído de 8 passos que devem ser seguidos por todos. Antes disso, algumas providências devem ser tomadas:
Practical Process Improvement, providências iniciais:
- Dividir os colaboradores em equipes, cada uma com um objetivo específico que se refere a algum problema importante da empresa.
- Equipes ideais têm de 5 a 7 pessoas e um facilitador.
- Os gestores da empresa devem definir quais são os projetos prioritários da empresa e delegá-los às equipes formadas.
- Os colaboradores precisam ser treinados no método PPI.
- O treinamento do Practical Process Improvement dura 5 dias, em período integral, ou pode ser distribuído ao longo de algumas semanas.
O objetivo maior da metodologia Practical Process Improvement é fazer com que as organizações resolvam seus problemas de maneira prática e objetiva, usando os recursos que a empresa já tem à sua disposição.
Os 8 passos do Practical Process Improvement
Passo 1 do PPI: Declaração da Missão
- Identifique o problema
- Defina limites
- Desenvolva métricas
- Identifique stakeholders
- Fixe objetivos
Passo 2 do PPI: Processo Atual
- Histórico
- Fluxograma
- Identifique os passos-chave do processo
- Colete dados
Passo 3 do PPI: Simplificar o Processos
- Procure por desperdícios e problemas óbvios
- Remova todos os desperdícios e problemas óbvios
Passo 4 do PPI: Analisar os Dados
- Identifique as possíveis causas
- Utilize ferramentas de melhoria
- Verifique com os dados
Passo 5 do PPI: Encontrar Soluções
- Avalie as soluções com dados
- Identifique stakeholders
- Identifique barreiras
- Desenvolva um plano
Passo 6 do PPI: Testar Soluções
- Conduza um teste PDSA: Plan (Planejar), Do (Fazer), Study (estudar, agir), Act (Agir)
- Estude os resultados
- Tome as atitudes necessárias
Passo 7 do PPI: Padronização
- Descreva o novo processo
- Desenvolva um plano
- Certifique-se de que todas as ações foram completadas
Passo 8 do PPI: Planos Futuros
- Desenvolva uma lista de itens não solucionados
- Decida as próximas atividades e envolvimentos das equipes
Após terminar o passo 8, o método do Practical Process Improvement determina que se retome o passo 1, criando um ciclo de melhoria contínua que vai sempre levar a melhores processos e resultados.
Diferenças entre o Practical Process Improvement e outros programas
Segundo seu criador, Ed Zunick, o Practical Process Improvement apresente diversas vantagens sobre outros programas de melhorias:
- O objetivo do PPI é aumentar as receitas e reduzir custos por meio da melhoria contínua.
- O resultado é um desenvolvimento de melhorias que traz crescimento com rentabilidade, este é o foco: tornar a empresa mais rentável.
- Inovação, criatividade e busca de novas soluções tem um papel fundamental na metodologia Practical Process Improvement.
- Níveis de qualidade ou técnicas de “team buliding” não fazem parte das metas do PPI. A meta se materializa em conquistar a fidelidade do cliente, com o envolvimento de todos na empresa e sem medir esforços.
- O envolvimento dos integrantes da empresa como um todo visa gerar ganhos em todas as etapas da cadeia de valor, para que cada uma delas contribua com o aumento de receitas e a diminuição de custos, otimizando a empresa de forma integrada.
- Um dos segredos do PPI é sua simplicidade, utilizando métodos e ferramentas ao mesmo tempo poderosos e intuitivos, levando a grandes resultados.
- Nem consultores externos, nem especialistas, nem o Departamento de Qualidade ou os “figurões” da alta hierarquia da empresa serão os responsáveis pelas melhorias e ganhos de produtividade: a empresa como um todo estará envolvida na criação de grandes ideias e de soluções ainda melhores.
Como o Practical Process Improvement atinge resultados?
São 3 aspectos fundamentais:
Gestão integrada em todos os níveis:
Gestores de alto nível, médio e juniores devem trabalhar juntos, mesclando experiência com sangue novo (e novas ideias!). Todos tem papéis importantes e tarefas a cumprir que devem ser desenvolvidas em harmonia em cada equipe, cujos objetivos sempre são claros: aumentar a lucratividade da empresa.
Foco na fidelização dos clientes:
Valorizar a fidelização e a lealdade em um ambiente de muita confiança. Melhorar a eficiência dos processos não é o objetivo, mas um meio para fidelizar os clientes!
Otimizar as operações da empresa:
Não apenas a produção, mas todos os processos envolvidos ao longo de toda cadeia de valor. E isso, evidentemente, pode incluir fornecedores, prestadores de serviços, órgãos governamentais e até os clientes.
Em resumo, o Practical Process Improvement (PPI) é quase uma filosofia que se baseia no envolvimento de todos na empresa, sem exceção, na busca de lucratividade para o negócio e fidelização de clientes, por meio de um método cíclico de 8 passos.
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