Como uma ferramentas BPM pode evitar transtornos em processos da administração pública

Petróleo mal administrado é realmente um bom negócio?

Posted Venki Opinião

O escândalo que envolve a maior empresa brasileira repercute em todo o país. De acordo com o ranking da Revista Forbes, a Petrobras chegou a ocupar a 12ª posição na lista das maiores do mundo. E como administrar 86 mil funcionários em 25 países e a promessa de um futuro próspero para toda a nação por meio do pré-sal?

Uma empresa deste porte não pode se valer de soluções amadoras. Chega um momento em que por mais que a fonte seja generosa, não dá para suprir tantos gastos, sobretudo quando os ‘saques’ são numerosos e volumosos. Não é possível mais aceitar a idéia de que petróleo mal ou pessimamente administrado possa ser um bom negócio. Veja abaixo comentário registrado em blog da própria Petrobras:

Petróleo mal administrado

Fonte: http://www.petrobras.com.br/fatos-e-dados/dez-perguntas-e-respostas-para-entender-a-compra-de-pasadena.htm

A gestão por resultados, já tão popular no setor privado, vem sendo incorporada na administração pública. A utilização de ferramentas como as BPM, que registram e monitoram procedimentos, começa a ser incorporada na gestão de empresas como a Petrobras, sociedade anônima de capital aberto, cujo maior acionista é o governo brasileiro.

São milhões de procedimento diários compartilhados em todos os estados e em todos os cantos do mundo, envolvendo milhares de pessoas, milhões de máquinas e equipamentos computadorizados, automatizados. Gerenciar esse gigantesco conglomerado é tarefa árdua, espinhosa, que exige planejamento minucioso, cuidadoso e, principalmente, extremamente responsável.

Como então melhorar os processos da administração pública?

Entre as principais vantagens agregadas pela adoção de softwares BPM estão a agilidade e a eficiência na realização das atividades e a melhor comunicação entre os departamentos, que passam a atuar de forma integrada. O fluxo é mais transparente; justamente o que tem faltado na gestão da empresa.

Os salários são discrepantes e não há uniformidade sequer nas exigências da qualificação da mão de obra exigida. Resumindo, por esses dois indicadores simples já apresentados em toda a imprensa não há um padrão de Recursos Humanos nem de Contabilidade. Parece até uma piada de mau gosto, mas se existisse uma gestão integrada, esse tipo de procedimento seria impedido pelo próprio sistema. Hoje, devido às investigações na Petrobras, já se sabe que as centenas de salários milionários pagos mensalmente a quem não tinha sequer a qualificação mínima exigida para o cargo que ocupa não foram todas liberadas à surdina ou burladas por algum ‘pistolão’ ligado aos desvios. Foi erro primário de gestão porque simplesmente não existia um sistema de padronização salarial que confrontasse qualificação profissional X importância e responsabilidade do cargo X salário recebido.

Além da excelência dos procedimentos executados com a adoção de uma ferramenta BPM, outro grande benefício na área pública é a perspectiva preventiva, com viabilidade de redução e até mesmo extinção de apontamentos realizados pelas auditorias do Tribunal de Contas da União. Ou seja, utilizando o BPM, a Petrobras no mínimo teria como provar boa parte de seus gastos.

Com esses procedimentos de prestação de contas, o órgão de controle federal tem por objetivo detectar, evitar e coibir possíveis fraudes nos diferentes setores da administração pública. Sob o ângulo das instituições auditadas, o controle viabilizado pela utilização dos sistemas BPM torna muito mais fácil assegurar que cada etapa dos processos seja monitorada detalhadamente e desenvolvida de forma clara e consistente.

Tradicionalmente no Brasil o setor público é visto como moroso e excessivamente burocrático. Com o uso da automatização de processos passa a existir a garantia de que cada servidor esteja ciente de seu papel e seja capaz de desempenhá-lo com adequação às normas impostas e fiscalizadas pelos auditores. “Todos os dias lidamos com contas de muitos zeros e nossa atenção tem que estar concentrada nos cálculos. Avaliar a importância do destino dos recursos ou mesmo comparar as prioridades não pode também ser nossa responsabilidade. Seria desumano”, afirma a contadora-chefe da Prefeitura Municipal de Macaé, Marinês Borges de Assis. Em Macaé estão as sedes dos poços de maior produção da Petrobras no mundo, além das estações de tubos e infraestrutura offshore.

Agilizar atividades e coordenar os fluxos evitando desperdícios e fraudes, portanto, passam a ser papéis importantes dos sistemas de gerenciamento por processos da administração pública.

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