Normalmente quando se fala em um projeto de melhoria de processos, todos reconhecem a importância da análise, da modelagem dos processos AS IS, da definição de melhorias, do redesenho dos processos TO BE, sua implementação, a nova análise dos resultados e a consequente melhoria contínua.
Mas um ponto que muitos se esquecem, ou ao menos dão menos importância, é a visibilidade necessária para que todo esse plano de melhoria de processos flua adequadamente.
Nesta postagem, vamos entender todas as vantagens de tornar o processo mais visível e de se usar ferramentas de documentação de processos, entre outras, com este objetivo.
Saiba mais e leia mais artigos sobre documentação de processos de negócio.
A importância de dar visibilidade a um projeto de melhoria de processos
Processos são invisíveis. E este é um dos motivos que fazem as organizações terem tanta dificuldade em lidar com os processos de forma mais eficiente e melhorá-los continuamente.
Antes do uso de softwares de modelagem de processos e outras tecnologias, não era assim, a percepção dos processos era outra, com o uso de muito papel e documentos impressos.
É por isso que, hoje em dia, muitas pessoas ainda gostam de imprimir documentos e planilhas, buscando dar uma maior tangibilidade às abstrações em que se transformaram os processos.
E apesar de todas as vantagens do uso da tecnologia no gerenciamento de um projeto de melhoria de processos, se alguns procedimentos específicos não forem tomados, fica difícil das pessoas perceberem se as coisas estão indo bem e conforme o programado, ou se algo de errado está acontecendo e precisa ser corrigido.
Dar respostas rápidas e precisas em reuniões de acompanhamento, por exemplo, pode ficar complicado, por que, na verdade, todas as informações estão armazenadas em um servidor remoto, em algum lugar na nuvem.
E se sua ferramenta BPM não contar com dashboards de visualização, verificar tudo isso pode ser bastante trabalhoso.
Veja também: O que é dashboard: tudo que você precisa saber num piscar de olhos
Como fazer os processos mais visíveis e tangíveis?
Empresas que têm sucesso na gestão de um projeto de melhoria de processos dão um jeito de torná-los visíveis.
Para isso, elas investem tempo e recursos na documentação dos processos de uma forma sistemática, capturando tudo o que foi feito e as métricas de acompanhamento correspondentes.
O principal benefício da documentação é que ela dá mais visibilidade ao que está acontecendo, de forma que se cria um entendimento compartilhado e transparente dos processos e políticas usadas na empresa.
Dessa forma, é possível saber para onde a empresa vai, para onde deveria estar indo e como fazer um projeto de melhoria de processos funcionar adequadamente para aprimorar a maneira com a empresa entrega valor a seus clientes, deixando-os cada vez mais satisfeitos e, consequentemente, fiéis à sua marca.
É claro que esta documentação deve estar sempre acessível para as pessoas que atuam no processo. O ideal é contar com uma tecnologia colaborativa, onde estas pessoas possam enviar sugestões e feedback sobre o processo.
Veja um exemplo: na página abaixo o usuário pode consultar detalhes do processo:
Já na página seguinte a pessoa que consulta o processo em um smartphone pode enviar uma sugestão de melhoria.
O outro lado o analista precisa ter acesso rápido e organizado a estas sugestões de melhoria, sem deixar passar nenhuma oportunidade:
Assim, a organização poderá, a cada novo plano de melhoria de processos, evoluir cada vez mais em direção da eficácia e da eficiência operacional.
A cada pequena nova melhoria incremental criada, passo a passo, soma-se, no final de vários ciclos como este, um pouco mais de excelência. Como resultado, a empresa desenvolverá uma vantagem competitiva verdadeira e tangível.
E, mais que isso, sustentável ao longo do tempo, pois novas melhorias sempre estarão na mira dos integrantes da organização.
Ao criar uma cultura de documentação e compartilhamento dos processos de forma transparente e acessível, a expectativa pela próxima melhoria estará presente no DNA da empresa.
Os integrantes como um todo passam a compreender que mais que entregar produtos e serviços que atendam às necessidades dos clientes, a organização deve ter uma pauta de projetos de melhoria de projetos sempre ativa, para, cada vez mais, aprimorar a maneira de fazer essas entregas de valor ao cliente final.
Além de uma ferramenta gratuita para modelagem e documentação de processos, HEFLO também conta com um portal onde é possível publicar os processos de sua empresa.
Quer conhecer mais sobre ferramentas para melhorar processos de negócio? Confira este vídeo sobre publicação de processos do HEFLO.
Você tem alguma outra dica para projetos de melhoria de processos?
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