A documentação das atividades e um significativo ganho de tempo e operacionalidade na dinâmica dos processos de trabalho são alguns dos principais resultados com BPM relatados pelo SEBRAE do Rio de Janeiro no período de cerca de dois anos de utilização do Supravizio. Como menciona Mário Telhado, da infraestrutura de TI da entidade, a opção inicial de adequação ao software se deu na área de Tecnologia da Informação e especificamente no controle de contas de acesso à rede em especial para estagiários, que é caracteristicamente rotativo.
“A seleção de estagiários é constante e nós enfrentávamos sérios problemas antes da adoção do Supravizio BPM. A geração de perfil de acesso e conta de e-mail era demorada. Nos desligamentos, também havia lentidão. Isso comprometia a segurança dos dados e gerava problemas nas auditorias realizadas por órgãos oficiais. Agora percebemos que a comunicação entre a TI e a Gestão de Pessoas funciona e as atividades acontecem de forma automática. O processo que chegava a levar cinco dias, atualmente consome menos de quatro horas. O fato de a ferramenta documentar etapas realizadas também é fundamental para gerar evidências que facilitam a preparação para as auditorias e reduzem possíveis apontamentos”.
Conforme o especialista do SEBRAE/RJ, essa percepção de que a qualidade e o tempo de resposta do setor de TI precisavam ser aprimorados foram o fator motivador da procura por uma ferramenta que automatizasse os processos. A partir de uma pesquisa de mercado, a entidade optou pelo Supravizio BPM, tendo em vista a facilidade de uso e manutenção e a versatilidade da ferramenta; facilmente adaptável para outras áreas, tornando possível excelentes resultados com BPM.
Por sinal, como conta Mário Telhado, essa versatilidade do software fez com que ele, rapidamente, fosse integrado a outras atividades e áreas da entidade. O setor de TI também passou a utilizar as funcionalidades de documentação de incidentes e pesquisa de satisfação do usuário. “Com isso, também estamos criando históricos dos clientes e gerando relatórios. Em se tratando especificamente de incidentes – que nos permitem acompanhar a solução de problemas – temos atingido satisfação de 98%. Antes, apesar de não estar formalmente registrado, dimensionamos que esse percentual girava em torno de 85%. Nossa eficiência aumentou muito”, diz Telhado.
Resultados com BPM vão além da TI
O setor de recursos humanos do SEBRAE/RJ também está adaptando o Supravizio BPM à sua gestão estratégica para monitorar os diferentes processos que envolvem a política de pessoal. A área de comunicação e marketing é outra que já trabalha seus fluxos internos a partir do sistema; com o controle de atividades como solicitações de peças e divulgação de matérias. E tendo em vista o alto grau de satisfação, já é estudada a implantação dos fluxos de trabalho via Supravizio em setores como o administrativo e o jurídico.
“Isso tudo é possível porque além dessa arquitetura versátil, o software tem interação e visualização simples. É muito fácil, mesmo para alguém que não domina o conceito, entender e utilizar as funcionalidades. O processo de implantação também é super facilitado. É uma ótima ferramenta que colaborou muito com a nossa atividade”.
