Viagem corporativa é assunto importante em muitas empresas, principalmente hoje, com o cenário globalizado, em que viagens nacionais e internacionais são disponibilizadas para que os executivos se mantenham alinhados com todos os integrantes da cadeia produtiva, de fornecedores a clientes, de parceiros a concorrentes, enfim, é preciso manter contato com os stakeholders, muitas vezes, de forma pessoal, frente a frente.
Para garantir eficiência no gerenciamento desse processo de viagem corporativa a melhor solução é empregar ferramentas de BPM, garantindo agilidade, menores custos, rastreabilidade e muitos outros benefícios. Confira alguns deles:
Viagem corporativa: uma ferramenta, não um fim.
Sua empresa deve focar as energias, talentos e recursos em seu core business. E se viagem corporativa não faz parte do seu portfólio de negócios, você deve evitar que esse tema tome o precioso tempo de seus profissionais. Uma maneira de fazer isso é eliminar o preenchimento de formulários em papel, trocas constantes de emails, telefonemas etc. Com o BPM sua empresa conseguirá:
- Agilidade no atendimento
- Menores custos de hospedagem e passagens aéreas
- Informações sempre atualizadas
- Monitoramento e atribuição de responsabilidade
Como o BPM facilita a solicitação de uma viagem corporativa
Imagine o início do processo de uma viagem corporativa, quando a solicitação precisa ser registrada e autorizada. Uma boa ferramenta deve permitir o preenchimento do formulário via web, inclusive em dispositivos móveis, possibilitando a consulta on-line. A aprovação também se dá em ambiente virtual (web, tablets e smartphones), com a vantagem de se poder alterar campos durante o processo e enviar alertas.
Atendimento rápido e eficiente
Como suas equipes financeiras e administrativas estarão sempre cientes de cada passo do processo e prazos de solicitação de cada tarefa (comunicando-se entre si sem falhas), estarão mais aptas a atender as demandas assim que elas surgirem, além de terem maior controle, veja alguns benefícios:
- Comprovantes de reserva e outros documentos são anexados imediatamente
- O solicitante é comunicado sobre o andamento do processo (alertas de tempo)
- Os prazos da solicitação e de execução de cada tarefa ficam claros e disponíveis
- Facilita o controle da prestação de contas das despesas
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Com tudo isso, o gestor estará sempre ciente das necessidades de sua equipe e poderá medir a qualidade do processo de viagem corporativa por meio de uma pesquisa de satisfação.
Vantagens de gestão e monitoramento
O gestor poderá recuperar dados por solicitante, projeto, centro de custo e qualquer outro campo utilizado em formulários. Os relatórios são gerados prontos para uso, além de permitir a criação de painéis de acompanhamento e a gestão à vista dos processos.
Se você quer ver como isso aconteceu na prática, confira este case de sucesso: Shared Services orientado por processos na Tour House
