A arquitetura de processos tem o objetivo de garantir que uma empresa automatize seus processos de negócio. Pode-se dizer que a arquitetura de processos é a definição geral de todo um sistema de processos.
Ao definir a arquitetura de processos, a empresa fará a conexão entre a equipe e força de trabalho disponíveis com os recursos e tecnologias que domina para determinar como atingir seus objetivos estratégicos da forma mais eficiente possível, gerando valor em cada etapa da cadeia.
A intenção da utilização de uma boa arquitetura BPM é melhorar a gestão de processos e, consequentemente, otimizar os resultados. Além disso, é preciso que a arquitetura do processo contida na ferramenta BPM empregada proporcione uma ampla possibilidade de customização do sistema empregado para atender às características específicas de cada organização.
Nesse contexto, devemos compreender que a arquitetura BPM deve comportar funcionalidades que atendam todo ciclo de vida da gestão de processos de uma forma ampla, desde de sua modelagem até o monitoramento. Confira todas as etapas deste ciclo:
Etapas do ciclo de processos que devem ser atendidas pela arquitetura BPM:
- Modelar processos
- Modelar dados
- Definir formulário
- Definir regras de negócio
- Definir participantes
- Definir integrações
- Simular processos
- Executar processos
- Monitorar processos
Dessa forma, quanto melhor servir a execução de cada uma dessas fases do ciclo, melhor a arquitetura de processos será empregada.
Na última fase, ao monitorar o processo adequadamente, será possível promover a melhoria contínua ao analisar esses dados, transformá-los em informação e modelar novos processos, ainda mais eficientes e eficazes, e seguir o ciclo até uma nova etapa de monitoramento e consequente nova melhoria.
Arquitetura de processos e ferramentas BPM
Atualmente o BPM é fortemente amparado por softwares BPM e ferramentas de gestão que auxiliam na estruturação da arquitetura de processos e, por isso, precisam fornecer algumas funcionalidades:
- Visualização dos processos
- Simulação de processos
- Monitoramento de atividades
- Possibilidade de criação e uso das regras de negócio
- Integração de sistemas e de dados
- Possibilidade da realização de atividades em fluxo de trabalho
- Utilização de notações BPM
A partir destes recursos, a ferramenta poderá auxiliar de forma adequada na estruturação da arquitetura de processos.
Além disso, só será possível definir uma arquitetura eficaz se a chamada cultura de processo estiver estabelecida na empresa. E para saber se sua empresa tem essa cultura arraigada, você pode aplicar este checklist:
- Todos na empresa sabem o que são processos de negócio?
- Existem donos de processos formais?
- Os processos são documentados?
- A cadeia de valor está claramente definida?
- Todos têm consciência que a execução de um processo interfere na realização de outros?
- As habilidades necessárias para a execução de cada processo estão definidas?
- Existe a percepção da qualidade em cada processo?
- A medição dos resultados de cada processo está sendo executada?
- As decisões são tomadas com base nesse desempenho?
Caso a organização não pareça estar preparada para adotar uma boa arquitetura de processos, 2 providências podem ser tomadas:
- Implementação de um escritório de processos.
- Definição do profissional responsável pela arquitetura de processos.
Escritório de processos
O escritório de processos pode se tornar o guardião da arquitetura, evitando a descontinuidade das iniciativas de gestão baseada em processos. Normalmente um escritório de processos tem autonomia de atuação e se reporta diretamente a alta direção da empresa. Além disso, tem um líder, o Chief Process Officer, que além de chefiar sua equipe fará a ligação com todos aqueles na empresa que necessitem do suporte do escritório de processos. Por contar com profissionais totalmente focados em processos, sem outras atividades operacionais na empresa, o escritório tem um pessoal de alto nível, com status de especialistas, que poderão manter a arquitetura de processos a salvo de interferências.
Dentre os profissionais que auxiliam o escritório nesta tarefa, podemos destacar o Arquiteto de Processo.
Arquiteto de Processo
É o colaborador focado na manutenção da arquitetura de processos para garantir seu desenvolvimento constante, com base nas referências do mercado e nas conclusões determinadas pelos processos de melhoria contínua, amparados pelas ferramentas BPM, como detalhado no primeiro tópico deste texto: Etapas do ciclo de processos que devem ser atendidas pela arquitetura BPM.
Apresentamos diversos conceitos para ajudar você a entender melhor a importância da arquitetura de processos na empresa. De qualquer forma, a arquitetura só funcionará com a ajuda de uma ferramenta BPM ágil, transparente e que além de modelar também monitore os processos e auxilie a divulgar as informações na empresa. Você conhece o Supravizio da Venki?
Confira como a Venki ajudou a implementar um escritório de processos no SEBRAE: Escritório de processos no Sebrae RJ