BPM Document Centric, quando usar?

Na busca da produtividade e da competitividade, as empresas cada vez mais usam o BPM (Business Process Management) para organizar e gerenciar sua cadeia produtiva e entregar o maior valor possível para seus clientes, com o menor custo e a mais alta qualidade. Neste contexto, existem diferentes abordagens que os softwares de BPM empregam e podem favorecer sua empresa em função dos processos que ela utiliza, são elas: Human Centric, Integration Centric e Document Centric, cada uma delas indicada para um perfil de organização.

Nesta postagem vamos apresentar as principais características de cada uma delas, mas com foco na abordagem Document Centric, para que você possa saber quais fatores levar em conta na hora de escolher um Software BPM e verificar se é realmente o mais adequado para o modelo de gestão de processos de negócios de sua organização.

Abordagens de gestão de processos: Human Centric, Integrational Centric e Document Centric

Human Centric

Neste tipo de processo Human Centric o julgamento e a tomada de decisão são determinantes, por isso, além do foco no ser humano, o uso de ferramentas colaborativas pode ser de grande ajuda. É dividido em 2 tipos:

  • People Intensive: inclui um nível grande de relações entre pessoas, com tomada de decisão e tratamento de exceções.
  • Decision intensive: neste caso o papel humano inclui também coleta adequada e cuidadosa de informações e a tomada de decisão é crítica para o negócio.

Integration Centric

Há pouquíssima e às vezes nenhuma interferência humana nos processos Integration Centric, que costumam incluir uma elevada quantidade de transições repetitivas (praticamente sem exceções a serem tratadas) em uma longa cadeia de processos integrados de forma sequencial.

Document Centric

Como fica claro pela própria nomenclatura, processos Document Centric são aqueles em que documentos têm um papel muito importante na geração de valor para a organização.

Empresas onde se faz a gestão de contratos, processos de licitações, escritórios de direito e até mesmo de engenharia, assim como clínicas de exames e laudos médicos, podem ser bons exemplos de processos Document Centric.

Ao se empregar a Gestão de Processos Document Centric, otimiza-se e consegue-se a melhoria de processos de trabalho por meio da compreensão do fluxo de documentos que os colaboradores empregam em suas tarefas.

O objetivo é permitir a visualização do processo como um todo e desta forma solucionar eventuais entraves que aconteçam durante o fluxo de atividades.

Nesta abordagem, os documentos são considerados um elemento fundamental de qualquer processo da cadeia produtiva, pois é necessário que praticamente todas as saídas ou atividades sejam formalizadas em algum tipo de documento próprio e padronizado, sem o qual o próximo passo não poderá ser dado dentro do que se determinou como o procedimento correto.

Algumas das atividades mais comuns em um processo Docment Centric são as seguintes:

  • Transcrição de informações de documentos para sistemas
  • Digitalização de imagens
  • Preenchimento de formulários eletrônicos (ou transcrição de formulários de papel para o sistema)
  • Revisão de documentos
  • Aprovação de documentos
  • Coleta de imagens por meio de dispositivos de captura especializados
  • Coleta de assinaturas (físicas e/ou digitais) e sua conferência
  • Descrições e laudos
  • Tomada de decisão em função de todos estes documentos

Como se vê, algumas características diferenciadas fazem parte deste tipo de processo, tornando necessário um cuidado especial na hora de desenhar e modelar.

É importante ter em mente que apesar desta abordagem de BPM se concentrar mais na gestão de documentos do que nas pessoas ou no desenrolar dos processos, as tecnologias de BPM Document Centric e seus métodos não devem ser utilizados unicamente para o encaminhamento de “papéis”.

Pelo contrário, é muito importante que permitam a colaboração entre os indivíduos e grupos de trabalho para que os documentos fluam com agilidade, sejam compartilhados e as decisões tomadas a partir deles sejam as mais corretas e assertivas possíveis.

Quando escolher um BPM Document Centric:

Como ficou claro pelo que foi exposto, toda organização onde os documentos têm um papel determinante e que a tomada de decisão depende desses artefatos (de sua confiabilidade e de sua integridade) demanda a abordagem Document Centric de gerenciamento de processos.

Para se conseguir isso, uma ferramenta BPM que além de desenhar e modelar processos seja ágil e intuitiva, permitindo também criar alertas automáticos e envio de mensagens programadas, assim como proporcione um monitoramento em tempo real por meio de dashboards de fácil interpretação, pode ser de grande ajuda.

Afinal, transparência, rastreabilidade e agilidade no fluxo da informação são fundamentais para este tipo de processo.

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