Antes de apresentarmos um exemplo de mapeamento de processo de uma empresa bastante típico e que sempre traz ótimos resultados para a organização, vamos entender mais profundamente o que é um mapa de processos.
Quando vai se proceder a modelagem de processos, normalmente se começa por um diagrama de processos, que depois se evolui para um mapa, até que se defina um verdadeiro modelo de processos.
Portanto, o mapa de processos é uma fase intermediária da modelagem, que obedece a seguinte ordem:
1- Diagrama do processo:
Mostra as principais atividades.
2- Mapa do processo:
Define atores, indica eventos e possíveis resultados.
3- Modelo de processo:
Permite fazer simulações, fornece dados mais abrangentes e contempla o fluxo das informações.
Para que os conceitos fiquem bem claros, vamos às suas definições:
Definições de Diagrama, mapa e modelo de processos
Confira estas definições e depois veja um exemplo de mapeamento de processo de uma empresa.
Diagrama de processo:
Representação preliminar do processo, onde se apresentam somente fluxos básicos e, na maioria das vezes, sem se levar em conta falhas ou problemas.
Mapa de processo:
O mapa deve acrescentar outros elementos ao fluxo preliminar, como regras de negócio, atores, eventos e outros pontos importantes. Com o uso de ferramentas e softwares este trabalho é bastante facilitado, além de permitir explicar com mais clareza aos donos do processo o que está ocorrendo e o que se está mapeando, principalmente quando os gestores não têm conhecimento técnico em BPM.
Modelo de processo:
Representação ampla e mais completa dos processos, que pode conter gráficos e fórmulas, e deve detalhar informações sobre o negócio, operacionais, técnicas e peculiares ao processo.
Em suma: é importante não misturar os conceitos e ter em mente que diagrama, mapa e modelo do processo são passos importantes da modelagem.
Veja também: Como mapear processos passo a passo em 11 etapas simples
Exemplo de mapeamento de processo de uma empresa
Um bom exemplo de mapeamento de processo em empresa é a migração para ferramentas adequadas de BPM. Ainda é muito comum encontrar empresas grandes e bem estruturadas que insistem em utilizar processos baseados no envio de e-mails, no uso de planilhas eletrônicas e em outras funcionalidade e softwares não específicos e próprios para a correta gestão de uma empresa, dando as costas para a tecnologia disponível.
Normalmente isso ocorre em empresas familiares que vivenciam um súbito crescimento ou naquelas fruto do empenho e boas ideias de empreendedores natos, sem o conhecimento técnico ou a formação acadêmica que muitas vezes podem auxiliar seus negócios a crescer ainda mais.
Na verdade, terem alcançado o sucesso sem a ajuda das corretas ferramentas de TI só mostra como foram bem sucedidos, mas nada impede que melhorem ainda mais, seguindo o exemplo do mapeamento de processo de uma empresa adequadamente planejada segundo às boas práticas do BPM.
Desvantagens das empresas sem mapeamento de processos
- Falta de controle adequado
- Procedimentos não documentados
- Gargalos não detectados
- Desperdícios e perdas altas
- Informações desatualizadas
- Dados inseguros
- Monitoramento falho ou inexistente
- Registro de dados não confiável
- Fluxo de informações confuso e redundante
- Impossibilidade de definir responsabilidades
- Falta de transparência
- Inexistência de alertas e avisos
- Impossibilidade de criar quadros de informações
E estes são apenas alguns dos problemas mais críticos.
Ao se proceder o mapeamento dos processos e se implementar uma ferramenta BPM existirá a possibilidade real e efetiva de automatizar diversas tarefas e atividades que antes demandavam controle manual e a intervenção de pessoas, que poderiam ser mais produtivas tomando decisões, coordenando equipes ou fazendo planejamentos e prevendo cenários. E com o mapeamento pronto, a modelagem dos processos poderia ser feita de maneira muito mais assertiva, proporcionando diversas vantagen.
Vantagens da modelagem de processos nas empresas
- Melhora a compreensão do negócio
- Auxilia na tomada de decisão
- Descreve os procedimentos e processos
- Possibilita sua análise
- Potencializa a comunicação e facilita seu fluxo
- Evidencia as mudanças que devem ser feitas em outros processos
- Cria modelos, módulos e boas práticas
- Traz eficiência e eficácia
- Agrega valor à cadeia produtiva
Com este exemplo de mapeamento de processo de uma empresa, tão comum e necessário, foi possível perceber como esta etapa da modelagem é vital para a implementação adequada de uma cultura de processos na organização que ainda não adota práticas de BPM.
Logo, ao substituir planilhas e e-mails por ferramentas de gestão, estas empresas passarão a usá-las com cada vez mais competência, tornando o neóocia a cada dia mais eficiente e lucrativo. Confira este CASE que é um exemplo de mapeamento de processos e modelagem: Processos controlados por e-mail, nunca mais
