Um motor de workflow (workflow engine) é um software desenhado para ajuda-lo a gerenciar seus processos. Peguemos como exemplo um processo que, para ser completado, tem que passar por uma quantidade de pessoas ou departamentos. Isso toma tempo e gasta recursos, já que a informação tem que fluir entre todos de maneira correta. Para postar um anúncio em um website, por exemplo, os seguintes passos são seguidos: marketing tem a ideia, o redator escreve o anúncio, o editor revisa, o departamento legal revisa, o anúncio é postado online em um provedor de teste, o gerente aprova e o anúncio é colocado no site. Isso é um processo, que é realizado por partes por cada um dos participantes.
Se não for automatizado, esse processo gastará tempo e dinheiro. E-mails tem que ser trocados entre os responsáveis para deixá-los a par de que as tarefas foram cumpridas, tempo é perdido e o processo não flui de maneira efetiva. Com um motor de workflow, todo esse processo pode ser realizado de maneira muito mais rápida. Os participantes são notificados assim que sua parte do trabalho está disponível para execução, o software envia as informações necessárias e atualizadas e até dá sugestões inteligentes, como “essa parece uma tarefa para o marketing, enviar ao Marcos”.
Pode ajudar: o que é workflow?
Funções de workflow engine
Todas as tarefas e ações são definidas, assim como as regras e como as tarefas devem ser completadas. Não somente isso, o motor de workflow também determina quais as ações que virão a seguir, e exatamente como elas estão conectadas. Talvez em um processo as tarefas não sejam sequenciais, mas simultâneas. O software entende isso e age de acordo com essa informação.
O motor de workflow aloca as tarefas, para uma pessoa, grupo de pessoas, departamento ou máquina. Enquanto aloca, a workflow engine comunica toda a informação necessária para os participantes.
Quando uma tarefa em particular é completada, automaticamente outra ação é alocada. É uma cadeia de eventos, controlada inteligentemente pelo motor de workflow.
O software coloca tudo junto, checa o processo e ajuda a execução do processo de uma maneira rápida, eficiente e que economiza dinheiro.
Workflow engine benefícios
- O motor de workflow facilita a troca de informações, tarefas e eventos.
- Todos têm acesso a informação atualizada necessária para a execução da tarefa.
- O processo como um todo é fácil de entender.
- O motor delimita um tempo máximo para a execução das ações, tornando o processo mais rápido.
- Gargalos se tornam fáceis de identificar, já que podemos ver claramente em que parte o processo está.
- Workflow engines memorizam informações sobre clientes e histórico dos participantes.
- Aloca os procedimentos de forma inteligente, salvando tempo em processos de decisão.
- A quantidade de e-mails, papeis e memorandos diminui consideravelmente, assim menos dinheiro, tempo e recursos são gastos.
- A automatização traz a certeza de que nenhuma informação será perdida.
Como implementar um motor de workflow?
Como se pode ver, existem muitas vantagens ao se usar um software de workflow engine. É importante lembrar, porém, que um processo só pode ser introduzido no software e automatizado de maneira eficiente se passar por um processo de melhoria contínua. BPM – Business Process Mananagement – ou Gerenciamento de Processos de Negócios faz esse trabalho. Antes da automatização, esses são os passos a seguir:
- Identifique o processo: quais são os processos que precisam ser melhorados?
- Mapeie o processo: entenda os passos, os participantes, a informação trocada e o objetivo.
- Modele o processo: elimine gargalos, desperdícios, ações duplicadas e modele o processo de maneira nova e melhorada.
- Execute o processo: execute o processo da nova maneira, trazendo todos a bordo.
- Otimize o processo: cheque pelo que funcionou e o que não funcionou, por novos pontos de melhoria e melhore novamente.
- Automatize o processo: essa é a hora de tornar os processos automáticos e usar o melhor motor de workflow disponível.
Para realizar esse processo, procure sempre um software preparado e veja os resultados aparecerem! O HEFLO BPM é um sistema de gerenciamento de Workflow que permite ao analista de processos mapear, modelar, otimizar e automatizar os processos de qualquer área da empresa de maneira eficaz e eficiente.
Agora que você já sabe o que motor de workflow é, entenda a notação de processos e comece seu projeto!
