SEBRAE/RJ implanta Escritório de Processos

Em meados de 2009 o SEBRAE/RJ realizou um diagnóstico para identificar quais seriam suas reais necessidades diante das demandas setoriais de trabalho que, aos poucos, vinham crescendo e se tornando cada vez mais complexas e também excessivamente burocráticas. Com o resultado desse diagnóstico foi possível perceber que os dois pilares setoriais da empresa: áreas de suporte (comunicação, administrativo, auditoria, ouvidoria, planejamento, etc.;) áreas de negócios (projetos e processos), precisavam ser otimizados, para que fosse possível adotar uma solução mais ágil e então implementar um fluxo de trabalho estruturado, eliminando os gargalos existentes nos processos realizados pela empresa até então.

Em um primeiro momento o Help Desk do SEBRAE/RJ foi contemplado com a implantação do Supravizio, ferramenta que foi capaz de minimizar a burocratização dos processos feitos por meio de planilhas e controles paralelos. Estes processos foram automatizados, de forma a padronizar, registrar e controlar a execução de cada atividade com agilidade e segurança. Com os resultados obtidos após a implantação da ferramenta, outras áreas foram sendo contempladas e também otimizaram suas atividades por meio do fluxo de trabalho, facilitando a tomada de decisão dos gestores, eliminando processos que antes eram gerados por e-mail, telefone ou pessoalmente e não tinham prazos para ser cumpridos. “Quando iniciei meus trabalhos no SEBRAE/RJ, isso em 2008, os processos eram bem burocráticos e não existia um fluxo de trabalho. A mesma tarefa era executada por cada pessoa de uma forma diferente, o que gerava muita burocracia e retrabalho, comenta Marcelo Lima, Gerente de TI do SEBRAE/RJ.

Tendo em vista então os resultados positivos obtidos com a utilização do Supravizio, a empresa acompanhou o avanço da ferramenta que passou a oferecer outras funcionalidades e em 2010; percebendo a necessidade de rever seus modelos de negócio e mapear os processos, implantando assim o escritório de processos. “Ao implantarmos o Supravizio, não tínhamos ideia, pelo menos em um primeiro momento, de que a ferramenta pudesse ser utilizada com outros propósitos e ganharia um escopo maior de atuação. Com os resultados obtidos junto ao Help Desk e a necessidade de redesenho do nosso modelo de negócio, a expansão do uso da ferramenta foi importante para a automação e para a otimização do trabalho como um todo”, explica Marcelo.

Próximo passo: formalizar o escritório de processos

Segundo o Gerente de TI do SEBRAE/RJ, a partir da implantação do escritório de Processos a empresa terá total controle das atividades executadas e poderá acompanhar o desenvolvimento de cada processo, além de estabelecer prioridades e exigências a partir da padronização dessas atividades. De acordo com ele, o escritório de processos ainda pode se considerar em fase de amadurecimento, uma vez que não é possível mensurar resultados de sua recente implantação; mas a otimização do trabalho é, sem dúvida, algo a destacar.

“Ficou mais fácil trabalhar, isso é fato. O que estamos identificando agora são as necessidades para a melhoria contínua desses processos a partir da comparação dos indicadores atuais com os anteriores e também do retorno dos usuários aos serviços prestados. Pretendemos de forma estruturada expandir o uso do escritório de processos aos demais setores, trazendo a integração da ferramenta, por meio da automação padronização e controle dos processos, proporcionando ao usuário o suporte do qual precisa, além de agilidade e eficácia do serviço prestado”.

O Escritório de Processos em números

60
Fluxos de processos automatizados
35K
Ocorrências de processos por mês
5
Áreas atendidas
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