Por que mapear processos? A importância das empresas manterem um controle sistematizado

Por que mapear processos? Para responder a essa pergunta, primeiro é preciso entender exatamente o que são processos de negócio.

Um processo de negócio é um conjunto de atividades sequencialmente organizadas cujo objetivo é produzir um determinado produto ou serviço, que agregue valor para os clientes e, consequentemente, para a empresa em si, tanto a nível macro quanto micro ambiental.

E por que mapear estes processos? Qual a importância da empresa manter um controle ordenado e sistematizado deles?

Os riscos para uma empresa que não mapeia seus processos e qual o primeiro passo para evitá-los

Acontece que, quando os processos de negócio são mal estruturados, toda a eficiência e eficácia de uma empresa são colocadas em cheque.

Os possíveis danos à corporação são inúmeros, dentre os quais a desorganização e queda de produtividade, desmotivação de colaboradores, repetição de tarefas e a consequente perda de tempo e dinheiro.

Para manter os processos empresariais bem estruturados, sistematizados e em perfeito funcionamento, é preciso que haja um planejamento estratégico, planejamento este que é colocado em prática através de um trabalho profissional de gerenciamento.

E é aí que está o porquê de se mapear processos. A primeira e talvez uma das mais importantes etapas em um gerenciamento de qualidade é o levantamento meticuloso dos processos de negócio, que devem ser mapeados o mais detalhadamente possível.

Só assim o gestor terá uma visão ampla, fidedigna e atualizada das potencialidades e fraquezas da empresa e, com estes dados em mãos, poderá elaborar um assertivo e efetivo plano de ação, norteando com precisão cada passo a ser tomado para melhorar o desempenho do negócio.

Estou ciente de porque mapear processos é essencial e tenho interesse em fazer este levantamento. Como prosseguir?

Como você pôde perceber o mapeamento de processos é uma técnica utilizada por empresas que desejam entender de forma clara e objetiva como determinada unidade de seus negócios está atuando, para poder eliminar vícios e reforçar virtudes do fluxo operacional como um todo.

O mapeamento de processos é constituído basicamente de três estágios, que eventualmente podem se desdobrar em outras subetapas:

1. Apontar o processo a ser mapeado e a ferramenta que será utilizada no levantamento;
2. Determinar qual o grau de detalhismo do mapeamento e as informações necessárias;
3. Auditoria e validação final do mapa do processo.

Antes de tudo, o gestor precisa ter em mente que este levantamento corresponde apenas aos primeiros passos de uma caminhada muito maior, um ciclo de qualidade conhecido como BPM (Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio).

Isso posto, vamos a primeira etapa do mapeamento, que é justamente identificar o processo de negócio sobre o qual se deseja trabalhar e escolher uma ferramenta para poder mapeá-lo.

Você conhece ou já ouviu falar no software HEFLO BPM?

O HEFLO é uma ferramenta intuitiva, com diversas funcionalidades exclusivas que possibilitam aos gestores uma administração ampla, transparente e flexível de todos os processos de negócio da empresa.

Utilizando os recursos do HEFLO BPM, os gestores podem fazer um trabalho completo e eficaz de melhoria contínua, pois além do mapeamento, o software dá meios para que o controle de processos modelado, executado, monitorado e aperfeiçoado.

Desta forma, eliminam-se os indesejados gargalos do fluxo operacional e, por conseguinte, melhora-se muito a produtividade dos colaboradores e o desempenho lucrativo da empresa.

Veja também uma entrevista de 8 minutos explicando as vantagens da gestão por processos.