Software BPM: Confira dicas para facilitar a introdução da ferramenta

Gestores de negócios que desejam aproveitar as vantagens estratégicas da gestão de processos de negócios BPM, através do software HEFLO BPM, podem seguir algumas dicas deste artigo, para que a implementação do software, na cultura organizacional da empresa, seja mais suave, e consequentemente alinhe os colaboradores que passarão a trabalhar com a nova ferramenta.

O software HEFLO BPM é uma solução completa para gestão de processos, mas existem fatores humanos e psicológicos que, independentemente da excelência do software BPM, podem fazer com que a assimilação da ferramenta, por parte dos usuários, leve mais tempo. É importante lembrar que, antes de tudo, são pessoas que irão interagir com o software, e estas possuem expectativas, opiniões, costumes e sentimentos.

Para acelerar a absorção do novo elemento na empresa, e facilitar a receptividade à utilização do software BPM, é necessário conhecer, mesmo que através de um breve estudo, os procedimentos mais arraigados às diferentes áreas da organização que serão afetados e modificados. As informações colhidas servirão de base para montar uma apresentação com o intuito de deixar os colaboradores tranquilos e confiantes. A adequação à visão estratégica da empresa, que agora envolve a gestão de processos de negócios BPM através de um novo software, deverá ser percebida como um grande passo para todos.

Software BPM sob a perspectiva do usuário

Os fatores humanos envolvidos devem ser considerados previamente, sob a perspectiva do usuário final, para que o gestor acelere o engajamento efetivo dos colaboradores e a satisfação dos mesmos ao utilizar o software BPM. Deve-se antever quaisquer potenciais “ruídos organizacionais”, que, se não previstos, podem ser gerados em diferentes setores da empresa.

Os usuários devem ser encorajados a compreender os benefícios da ferramenta para o próprio trabalho, no dia a dia, além das vantagens para a organização como um todo, e não apenas receber instruções de uso do software BPM.

Ambientar para gerar melhores respostas e conforto

Seções de treinamento para utilização do software BPM terão melhores respostas, quando envolverem também uma ambientação em relação aos motivos das eventuais mudanças de rotina, ou da substituição de ferramentas comumente utilizadas.

Se o gestor prever que colaboradores de determinado setor poderão receber as mudanças com receio, é importante antecipar um discurso que neutralize este potencial sentimento. Ou seja, o que se pretende é deixar cada colaborador confortável e entusiasmado com mudanças de rotinas, e deixá-los seguros de que o futuro para todos será somente positivo.

Pense a aceitação do software BPM caso a caso

Para que essa adoção seja a mais responsiva, cada caso deve ser observado antecipadamente, e cada aspecto positivo para os próprios colaboradores deve ser ressaltado, com o objetivo de que esta noção de melhoria seja a prevalente em todas as situações.

Um aspecto positivo a ser ressaltado, por exemplo, é que o aprendizado e a utilização do software BPM será também um upgrade importante no currículo dos próprios colaboradores. Ou seja, o software BPM é estratégico não somente para a empresa, mas também para os usuários num nível profissional.

Prepare a apresentação do software BPM com antecedência

É importante que todo o pessoal saia alinhado no final da apresentação ao software, com a certeza de que a novidade se trata de uma solução importante que está sendo implementada em toda a cadeia. Para facilitar a preparação deste momento, aqui vão algumas dicas:

• Crie diagramas customizados, contemplando cada setor, desmembrando-os em níveis, caso seja necessário.
• Insira em campos ou boxes relacionados a cada setor e cada nível, prováveis fatores de resistência – estes são para a apreciação exclusiva do gestor responsável e não serão mencionados na apresentação.
• Corresponda a cada possível fator de resistência das equipes, respostas positivas que os neutralizem – estas deverão ser abordadas na apresentação.
• Conheça as ferramentas atualmente utilizadas, que serão substituídas ou aposentadas pelo software, e ressalte os ganhos em performance com as novas rotinas.
• Liste as melhorias em performance de cada setor e nível.
• Em tom mais pessoal, enfatize eventuais upgrades profissionais.