Tecnologia em processos gerenciais é uma importante ferramenta para gerar diferencial competitivo, seja com diminuição de custos, com excelência nos processos ou com a entrega de um produto ou serviço final superior a oferta da concorrência.

Mas uma coisa precisa ficar clara:

Tecnologia em processos gerenciais, na maior parte das vezes, pode ser erroneamente entendida como um software de gestão que resolvera todos os seus problemas.

Isso não existe.

As ferramentas BPM precisam de um profissional capacitado, de uma equipe bem liderada, de uma cultura empresarial que valorize a melhoria contínua e, principalmente, do apoio da alta gestão, entre outros fatores. Vamos apresentar como essa tecnologia de processos gerenciais pode ser bem aproveitada, mas, antes disso, vamos entender claramente o que são processos gerenciais, dentre os tipos de processo de negócios.

Processos de Negócio: conheça os 3 tipos

• Processos Primários

Tem relação direta com os clientes, entregando um valor percebido a eles. Por isso, permitem que tenhamos uma visão completa da cadeia de valor da empresa.

• Processos de Suporte

São aqueles que dão apoio a concretização dos processos primários e sustentam sua realização. Não tem uma relação direta com os clientes e sua execução tem um caráter mais especializado, com grande influência nos processos primários.

• Processos Gerenciais

São processos formais com o objetivo de coordenar o andamento dos demais processos. Por meio deles executa-se o controle e monitoramento dos processos de apoio e dos processos primários para assegurar sua eficácia e eficiência, assim como o atingimento dos objetivos da organização como um todo. Veja também: Análise e melhoria de processos de negócios: as melhores práticas

Tecnologia de processos gerenciais e BPM

Existe uma extensa relação de atividades de melhoria de processos que podem ser feitas sem o uso da tecnologia, é verdade. Mas com o auxílio da tecnologia em processos gerenciais, esta atividade se torna muito mais ágil e confiável, além de permitir apresentar resultados de forma clara e objetiva. Um exemplo importante é a modelagem de processos. Sem uma tecnologia específica para esta atividade, tudo fica mais difícil, veja as vantagens:

• Interação intuitiva e amigável
• Eficiência na modelagem
• Notação padronizada

Mas este é apenas um exemplo. Veja outros fatores importantes que devem ser levados em consideração ao se optar pelo uso de tecnologia em processos gerenciais:

• Transparência e flexibilidade

Com o uso de ferramentas BPM as informações fluem de forma muito mais ágil e segura, além de permitir o a produção de gráficos e relatórios muito mais rapidamente e com resultados de fácil apreensão pelos diversos públicos.

• Monitoramento

Com o fluxo constante das informações, o monitoramento se torna uma atividade prática e em tempo real, permitindo que o gerente utilize melhor seu tempo para analisar as informações e tomar decisões. Veja um case de sucesso nesta área: Bureau Veritas: monitoramento e transparência de dados.

• Execução

Com os rápidos feedbacks e a tomada de decisão agilizada, a execução se torna uma consequência desses processos.

• Melhoria contínua

Após a execução, o gestor pode usar a tecnologia dos processos gerencias para detectar, por meio das informações disponíveis, se suas decisões foram acertadas e tomar medidas corretivas e, num segundo momento, medidas de melhoria dos processos.

Confira: Metodologia Kaizen e melhoria contínua, dois conceitos profundamente conectados

Como se vê, a tecnologia nos processos de gerenciamento são muito importantes. Mas é preciso contar com profissionais que a utilizem da maneira correta, tenham uma mentalidade estratégica e conectada com a alta gestão, para que se possa atingir os resultados esperados pela empresa.

Vantagens do uso da tecnologia em processos gerenciais

• Automação de processos

Ao se utilizar um sistema de controle de todos os processos da empresa para diminuir a gerência humana neles, isto é, tornando-os automáticos, dentro do possível, estamos automatizando os processos. Quando bem planejada, esta automatização traz resultados de forma rápida e eficiente. Veja um exemplo de sucesso: Bodytech: automação de processos, melhor comunicação e produtividade.

• Eliminação de gargalos.

Ao modelar o processo com um software BPB ficará claro para o gerente quais recursos ou atividades são críticos e podem afetar toda execução, caso não estejam alocados dentro das necessidades do processo. Ao enxergar claramente esses gargalos, o gestor se prepara para evitar que eles gerem algum transtorno à operação.

• Redução de custos

Processos bem gerenciados e que atendem às necessidades da empresa apresentam menos falhas, perdas, paradas e desperdícios, tendendo a apresentar custos menores.

• Aumento da lucratividade

A lucratividade não se manifestará apenas como consequência da diminuição de custos, mas também pela entrega de um produto final de alto valor agregado e percebido assim pelo cliente final, ao qual se poderá, eventualmente, pedir um preço maior. Veja mais vantagens do BPM, conheça o HEFLO.

Processos complexos exigem um software BPM

Imagine ter que fazer tudo isso: Planejar, analisar, modelar, executar, medir e monitorar diversos processos da empresa. E neste momento que fica claro que o uso da tecnologia em processos gerenciais só pode ajudar aqueles que se dedicam a essa atividade. Afinal, os melhores profissionais, aqueles com mais potencial, são galgados a estes postos e precisam otimizar seu tempo.

Com ferramentas BPM utilizadas corretamente, seus resultados poderão apresentar melhor desempenho e efetividade.

Veja mais: Entenda os aspectos mais relevantes do sistema de gestão por resultados