Setor de eventos cresce no Brasil e oferece excelentes oportunidades com o uso do BPM

O mercado de eventos está passando por um excelente momento com grandes oportunidades para comercialização de produtos e serviços, revela matéria publicada em recente edição da revista Exame PME. Segundo os dados divulgados, em 2012 foram movimentados 225 milhões de dólares em receitas de ingresso e patrocínio de shows (30% a mais que em 2007); cerca de 50.000 empresas participaram da realização de mais de 200 feiras de negócio (em 2006 foram 122 feiras e 31.000 empresas participantes); e o orçamento investido por grandes empresas na realização de eventos cresceu aproximadamente 75% nos últimos quatro anos.

Além do evidente crescimento do setor, a estimativa é de que ele continue a expandir nos próximos anos considerando que o país irá sediar a próxima Copa do Mundo em 2014 e os Jogos Olímpicos em 2016, dois grandes eventos do esporte que irão gerar inúmeras oportunidades de negócio para as empresas brasileiras. Nesse sentido, a Gestão por Processos e o uso de BPMS são uma importante ferramenta para garantir o aproveitamento dessas oportunidades, colaborando para a organização das atividades que precisam estar em conformidade para que a realização de cada evento alcance o objetivo esperado.

Organizar um evento implica em muitos desafios. O principal deles é fazer com que todas as atividades propostas nas etapas que o projeto envolve, sejam executadas e entregues dentro de seus prazos e com antecedência suficiente, respeitando sua data de realização. Entre as muitas atividades realizadas pelo organizador de eventos estão: locação de espaço, decoração, produção de peças publicitárias (brindes/press kits), divulgação para imprensa e mídias sociais, registro fotográfico e filmagem, etc..

Ao usar processos e o BPMS como aliados para a organização de eventos é possível, entre outras coisas:

• definir uma sequência de passos das etapas e tarefas previstas no projeto;
• delegar de forma clara as responsabilidades aos envolvidos no projeto (cliente/organizador);
• monitorar de forma transparente a execução das tarefas;
• controlar prazos para a entrega/execução de cada tarefa;
• que o demandante do evento (cliente) participe efetivamente da organização do mesmo, aprovando as tarefas a serem executadas.

Com o auxílio dessas ferramentas o organizador do evento consegue ter uma visão holística do projeto e acompanhar seu andamento de forma minuciosa para que não haja falhas e o evento seja realizado como esperado, sem preocupações. Outro benefício importante para o organizador com a utilização de processos e BPMS diz respeito ao ganho de escala, fazendo com que ele possa de forma eficiente ser responsável pela organização de mais de um evento de uma única vez.

Clique na figura abaixo para visualizar uma apresentação completa sobre processos para organização de eventos.