Com a competitividade do mercado de hoje, o que determina quais empresas vão florescer e quais vão fracassar é sua eficácia. Não é suficiente ter um bom produto ou serviço se nós não prestamos atenção ao processo que leva a eles.
Desenvolvimento de processos de negócios (Business Process Improvement) é um conceito que tem como objetivo melhorar a gestão de uma empresa através de seus processos.
O resultado disso é um aumento na lucratividade, diminuição dos custos, redução de desperdício, prevenção de erros, satisfação de clientes, crescimento dos negócios e mais.
Melhorar a gestão de empresas é um processo cíclico, já que sempre há algo que incrementar em um processo.
Como melhorar a gestão de uma empresa – porque pequenos negócios também precisam de BPI
Donos de pequenas empresas estão acostumados a executar diferentes tarefas. Muitos dos colaboradores relatam que se sentem como se tivessem diferentes empregos. Isso pode levar a processos serem executados cada vez de uma maneira diferente, afetando as variáveis do processo e levando a uma queda em otimização e eficácia.
É também comum que pequenas empresas sejam menos organizadas e com processos menos definidos e menos claros. Assim os colaboradores e empregados acabam confusos e sem uma ideia clara de qual é seu papel na empresa, os tornando menos eficientes do que poderiam ser. Para resolver esses problemas, vamos mostrar como melhorar a gestão de uma empresa.
Como começo?
- O que é importante para a empresa e para os clientes? O que precisa ser mudado ou poderia ser feito de uma maneira melhor? Depois de decidir que processo atender, é hora de analisar e realmente entender seus passos. Uma boa maneira de fazer isso é através de mapeamento de processos. O mais importante é descrever, claramente, os problemas a serem enfrentados, e o porquê. Lembre se, quanto mais claro e visual o processo atual é, mais fácil é de levá-lo aonde ele deve estar.
- Agora é hora de visualizar o processo como você quer que ele seja. Novamente, mantenha simples e preciso, usando exemplos reais e palpáveis.
- Mapeie o processo. Quem atua nele? Quais são os pontos de decisão? Onde o processo começa e acaba? Quais são os passos?
- Analise seu mapa. Existe algum passo que pode ser eliminado? Algo está sendo alvo de retrabalho? Todos os envolvidos são necessários?
- Desenhe um novo mapa com o processo como deveria ser (TO BE process) no futuro.
- Execute o processo com as melhorias de uma maneira sistematizada e contínua.
Existem alguns itens a serem considerados quando melhorando a gestão de uma empresa.
É importante que as pessoas que trabalhem com o processo no dia a dia façam parte do processo de melhoramento da gestão da empresa, já que eles têm uma visão interna que vai ajudar o projeto imensamente. Os líderes, também, têm que ser os primeiros a executar o processo da nova maneira e dar o exemplo.
Esses melhoramentos vão ajudar também na comunicação dentro da organização. Se um empregado entende o que o outro faz, o processo flui melhor, os atores do processo estarão mais felizes e a empresa mais saudável.
Benefícios em melhorar a gestão da sua empresa
Pode acontecer que enfrentemos sempre os mesmos problemas dentro de uma empresa. Não é raro desperdiçarmos recursos, tempo e dinheiro voltando para consertar erros que poderiam ter sido evitados. Melhorando a gestão de uma empresa os processos fluíram com mais naturalidade, e de uma maneira mais eficaz e eficiente. Assim, poderemos:
- Evitar erros.
- Cortar gastos e desperdícios.
- Aumentar a produtividade.
- Melhorar a comunicação entre setores e entre pessoas.
- Entregar valor agregado aos clientes.
- Ter a certeza de que o produto ou serviço será entregue ao cliente com eficácia e eficiência.
É importante ressaltar que melhorar a gestão de uma empresa não é um projeto que será implantado uma vez, mas sim de maneira contínua. O ideal é que seja implementado e continuamente analisado.
Sempre haverá um aspecto do processo a melhorar e incrementar. Não importa se a empresa é grande ou pequena, o melhoramento de gestão deve fazer parte da cultura da mesma, sendo seguido e procurado por todos os colaboradores, funcionários e gestores.
Como melhorar a gestão de uma empresa traz resultados que valem a pena, é necessário procurar um software confiável para a implementação de melhorias.
O HEFLO é uma ferramenta de BPM que te permite modelar, analisar, controlar, mapear e executar todos os processos dentro da empresa, resultando em agilidade e transparência na comunicação, assim como no crescimento inevitável da organização.
