Mapeamento de processos é uma parte fundamental da metodologia de gerenciamento de processos de negócios – Business Process Management – e é crucial se você quer atingir o objetivo de tornar sua empresa bem mais competitiva. No entanto, é normal nos perguntarmos como mapear processos de forma eficaz e correta. Quais são os erros a evitar? Isso é o que veremos em seguida.
Veja também: mapeamento de processos.
Como mapear processos, evite os seguintes erros comuns:
Se você acredita que o mapeamento de processos é fundamental para o crescimento de sua empresa, e está interessado em como mapear um processo, esse post é para você!
1 – Pensar em mudanças antes de entender completamente o processo
É fácil de cair na tentação de antecipar-se e começar a pensar e implementar mudanças no começo do projeto. Isso, no entanto, não é ideal. O mapeamento de processos é principalmente sobre entender e conhecer o processo. Nós somente podemos mudar o que entendemos completamente. Pergunte a si mesmo o seguinte:
- Onde o processo começa e onde termina?Defina exatamente qual a area de abrangencia do processo.
- Quem faz parte do processo? Procure todos os participantes do processo, todos os colaboradores e empregados que fazem parte das atividades.
- Que tipo de processo é esse? É um processo de negócio, organizacional ou gerencial? Esse conhecimento será fundamental para mapear o processo de acordo. Se quer saber mais sobre as categorias do processo, veja: o que é um processo organizacional.
- Quais as atividades e tarefas que são executadas no processo? Estabeleça o tipo de atividades e a ordem em que elas são executadas.
- Que informações são repassadas durante o processo? Reúna as informações que são trocadas, que vão do começo ao fim.
2 – Não pensar no panorama geral
Apesar de sabermos que a forma correta de como mapear um processo é o fazendo de processo por processo, não podemos esquecer de pensar no quadro geral, já que isso garantirá a melhoria contínua. Que processos vem antes e aparecem depois do processo em questão? Como eles influenciam nele?Talvez você esteja procurando um problema onde ele não existe, e os gargalos estão sendo causados na verdade por alguma ação em outro processo.
3 – Não estabelecer um objetivo claro
Todas as ações devem ter metas em mente, principalmente dentro de uma empresa. Começar um projeto sem um objetivo em mente é uma receita para o fracasso. Então, defina desde o início:
- Quais são os processos que você vai mapear?
- Porque você os está mapeando?
- O que você quer atingir no final desse projeto?
4 – Não focar em processos que tem um resultado tangível
Existem processos que tem um resultado concreto, como produtos, serviços, melhorias de sistema, etc., e existem aqueles que tem um resultado mais abstrato. Por exemplo, processos de decisão, que mudam a maneira que as coisas são feitas, mas não de uma maneira visível. Os dois tipos são fundamentais, porém o mapeamento de processos, ao menos em um primeiro momento, funcionará melhor nos concretos. Priorize e foque!
5 – Não conversar com o time
Pode parecer óbvio, mas muitas empresas pensam e implementam mudanças sem conversar com seu pessoal. As pessoas mais indicadas para lhe informar sobre o processo e lhe dar uma visão realmente interna são aqueles que trabalham com ele diariamente. Então envolva todos os colaboradores no projeto, os escute e os transforme em partes entusiasmadas, e veja como o mapeamento de processos trará resultados positivos.
Dicas finais de como mapear processos e benefícios
Uma necessidade quando pensamos em como mapear um processo é escolher um software confiável. Isso fará a diferença entre um mapeamento de processos eficaz e um projeto sem objetivo e estrutura. O HEFLO é um software que permite mapear todos os processos de sua empresa de maneira efetiva e verdadeira, dando ao gerente uma visão real da situação do processo e construindo bases fortes para a modelagem, otimização e automação de processos. O HEFLO melhorará a comunicação, aumentará a consistência, garantirá efetividade e eficácia, aumentará produtividade, cortará gargalos e custos, adicionará valor ao cliente, fará sua equipe maios feliz, dentre outros benefícios! >> Conheça este software grátis para modelar e documentar processos.
Agora que você já sabe como mapear processos, veja também como modelar processos e continue aprimorando sua empresa.
