O que é workflow e para o que exatamente ele serve?
Traduzindo para o português, o termo workflow significa, literalmente, fluxo de trabalho.
Na prática, trata-se da automação de processos de negócio, nos quais os documentos, informações e tarefas passam de colaborador para colaborador, seguindo uma determinada hierarquia e de acordo com um conjunto pré-estabelecido de regras.
Em tese, essa gestão poder ser organizada de forma manual, mas atualmente a maior parte do workflow é sistematizada no contexto das tecnologias de informação, mais conhecidas como sistemas de TI.
O que é workflow sob o ponto de vista tecnológico e como ele aperfeiçoa os processos de negócio?
A tecnologia workflow refere-se a um conjunto de ferramentas que, quando vistas sob uma ótica macroambiental, fazem a ponte entre eventuais unidades de produção e o escritório de uma determinada empresa.
Entrementes, se analisada no âmbito microambiental, ela conecta os sistemas de TI à cultura das próprias empresas e, por conseguinte, acaba conectando os colaboradores aos processos de negócio em si.
De maneira geral, a tecnologia workflow não somente garante a comunicação e troca de informações entre diferentes departamentos envolvidos em um mesmo processo de negócio, como garante que toda e qualquer tarefa seja executada pelo colaborador para o qual ela for destinada.
E quais os principais benefícios da aplicação da tecnologia workflow aos processos de negócio?
O raciocínio é mais simples do que parece.
Uma vez que todas as atividades da empresa são sistematicamente planejadas e controladas, e a comunicação entre departamentos se torna mais eficiente, consequentemente o fluxo de trabalho da empresa será continuamente otimizado.
Desta forma, eliminam-se gargalos em todo o processo, o que inevitavelmente gera uma redução de custos para a empresa, e ganha-se muito em eficiência, o que exponencialmente aumenta a produtividade.
Entendeu o que é workflow e gostaria de incorporar essa tecnologia aos processos da sua empresa?
Profissionais que estejam alinhados com as atuais tendências de gestão de negócios sabem que o conceito de workflow, apesar de importantíssimo, deve ser analisado em um contexto muito mais amplo e abrangente conhecido como BPM.
O BPM, sigla para Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio, é um sistema tecnológico que além da automação de processos, possibilita um detalhado mapeamento de informações importantes.
Com este mapa em mãos, o gestor pode analisar mais profundamente os processos da empresa e elaborar um plano de ação para que eventuais melhorias possam ser realizadas.
E sabe qual a melhor forma de aplicar o sistema de BPM aos processos de negócio da sua empresa? Veja neste vídeo o conceito de automatização de processos de negócio:
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