Matriz 5W2H: aprenda a elaborar, executar e mensurar um plano de ação simples e eficiente

A matriz 5W2H é uma ferramenta de gestão das mais eficientes que existem e, por incrível que pareça, uma das mais simples e fáceis de serem aplicadas. Ela nada mais é do que um plano de ação qualificado e estruturado em etapas práticas e bem definidas.

Em um universo dinâmico e extremamente competitivo como o empresarial, tanto as atividades quanto as comunicações corporativas precisam ser rápidas e ágeis, e erros na transmissão de determinadas informações podem gerar inúmeros prejuízos.

E é exatamente para garantir que isso não aconteça que a matriz 5W2H foi criada, pois esclarece por completo todas as eventuais dúvidas que possam vir a surgir sobre quaisquer processos de negócio implantados em empresas.

Por que a matriz 5W2H recebe este nome?

À primeira vista pode parecer complicado, mas é exatamente o contrário. A matriz 5W2H é assim chamada para simplificar as diretrizes envolvidas em cada fase do plano de ação a que ela se propõe. Confira na tabela a seguir uma breve explicação de cada uma delas, na ordem em que devem ser analisadas:

What? O que será feito? ação, etapas, descrição
Why? Por que será feito? justificativa, motivo
Where? Onde será feito? local
When? Quando será feito? tempo, datas, prazos
Who? Por quem será feito? responsabilidade pela ação
How? Como será feito? método, processo
How much? Quanto custará fazer? custo ou gastos envolvidos

Como você já deve ter reparado, cada etapa da matriz 5W2H refere-se a um questionamento diferente, sendo que a resposta para cada dúvida é o gatilho para a pergunta seguinte. Genial, não é mesmo?

Trata-se, em suma, de um eficaz instrumento administrativo que, devido a sua simplicidade, pode ser usado por pequenas, médias e grandes empresas que desejem registrar de maneira ordenada e sistemática suas ações e fluxos de trabalho, desde o simples agendamento de reuniões às mais complexas execuções de projetos.

Veja como utilizar corretamente a matriz 5W2H

Para a correta aplicação da matriz 5W2H, antes de partir para o preenchimento da planilha o gestor precisa apontar por meio de um planejamento estratégico previamente elaborado as respostas para as problemáticas que ele deseja solucionar.

Caso necessário ele pode pedir ajuda para os funcionários e colaboradores direta ou indiretamente envolvidos em sua equipe de trabalho ou cotidiano profissional, por meio de atividades como o brainstorming, por exemplo. Mas é necessário que se tenha em mente três tópicos essenciais:

  • O horizonte das ações deve sempre ser a causa dos problemas, e não os eventuais efeitos que eles tenham causado. Ou seja, procure criar soluções definitivas ao invés de paliativas.
  • As soluções implementadas por meio da matriz 5W2H devem ser as mais objetivas possíveis, evitando efeitos colaterais que venham a requerer novas ações para suprimi-los.
  • Nunca se contente com a primeira boa ideia: proponha várias abordagens para as diferentes situações analisadas, aumentando assim suas opções e seu raio de ação.

Você já ouviu falar em tecnologia BPM? Ferramentas de Business Process Management como o software HEFLO facilitam muito a aplicação da matriz 5W2H e oferecem diversas funcionalidades adicionais que beneficiam e melhoram muito os processos de negócio.

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