Mapeando atividades e agilizando processos com o 5W2H

Você já ouviu falar no 5W2H? O artigo a seguir, extraído do site TI Especialistas e escrito pelo consultor em Padronização de Processos de Negócio e de TI, Marcelo Correa, explica em que consiste esta metodologia e fala sobre como sua utilização pode otimizar a execução das atividades, facilitando a comunicação entre os diversos setores de uma empresa, evitando prejuízos e trabalhando de forma clara, eliminando o surgimento de dúvidas durante as etapas dos processos realizados. Confira!

“O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores de determinada empresa.

Ele funciona como um mapeamento de atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa.

Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. Afinal, um erro na comunicação ou transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos às empresas, por isso é preciso ficar atento a essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!

 

Por que 5W2H?

Para organização das informações e demonstração de resultados ou elaboração de planos de ação, pode-se utilizar o método 5W2H. A denominação 5W2H existe devido a sete palavras em inglês:

  • What? O quê?
  • Why? Por quê?
  • Who? Quem?
  • Where? Onde?
  • When? Quando? (de acordo com um cronograma)
  • How? Como?
  • How much? Quanto custa? (de acordo com um orçamento)

Note-se ainda a possibilidade de outros 02 tipos de nomenclaturas para esta ferramenta, o 5W1H (onde excluímos o “H” referente ao “How much” ou “Quanto custa”) e o mais recente 5W3H (onde incluímos outro “H” referente ao “How measure” ou “Como medir”, a partir de metas, indicadores e KPI).

Método 5W2H
5W

  • What – O que? O que será feito? (projeto/fases/etapas/atividades)
  • Who – Quem? Quem fará? (papéis/responsabilidades/áreas)
  • Where – Onde? Onde será feito? (logicamente/fisicamente)
  • When – Quando? Quando será feito? (tempos e prazos/início e fim)
  • Why – Por quê? Por que será feito? (justificativas/necessidades)

2H

  • How – Como? Como será feito? (meios/procedimentos/técnicas utilizadas)
  • How much – Quanto custa? Quanto custa o que será feito? (custos/despesas)”
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