Você já ouviu falar no 5W2H? O artigo a seguir, extraído do site TI Especialistas e escrito pelo consultor em Padronização de Processos de Negócio e de TI, Marcelo Correa, explica em que consiste esta metodologia e fala sobre como sua utilização pode otimizar a execução das atividades, facilitando a comunicação entre os diversos setores de uma empresa, evitando prejuízos e trabalhando de forma clara, eliminando o surgimento de dúvidas durante as etapas dos processos realizados. Confira!
“O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores de determinada empresa.
Ele funciona como um mapeamento de atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa.
Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. Afinal, um erro na comunicação ou transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos às empresas, por isso é preciso ficar atento a essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!
Por que 5W2H?
Para organização das informações e demonstração de resultados ou elaboração de planos de ação, pode-se utilizar o método 5W2H. A denominação 5W2H existe devido a sete palavras em inglês:
- What? O quê?
- Why? Por quê?
- Who? Quem?
- Where? Onde?
- When? Quando? (de acordo com um cronograma)
- How? Como?
- How much? Quanto custa? (de acordo com um orçamento)
Note-se ainda a possibilidade de outros 02 tipos de nomenclaturas para esta ferramenta, o 5W1H (onde excluímos o “H” referente ao “How much” ou “Quanto custa”) e o mais recente 5W3H (onde incluímos outro “H” referente ao “How measure” ou “Como medir”, a partir de metas, indicadores e KPI).
Método 5W2H
5W
- What – O que? O que será feito? (projeto/fases/etapas/atividades)
- Who – Quem? Quem fará? (papéis/responsabilidades/áreas)
- Where – Onde? Onde será feito? (logicamente/fisicamente)
- When – Quando? Quando será feito? (tempos e prazos/início e fim)
- Why – Por quê? Por que será feito? (justificativas/necessidades)
2H
- How – Como? Como será feito? (meios/procedimentos/técnicas utilizadas)
- How much – Quanto custa? Quanto custa o que será feito? (custos/despesas)”